Czy wiesz, że roku 2023 w branży transportowej, która nie może funkcjonować bez nowoczesnych cyfrowych rozwiązań w około 99 % transportu na terytorium Unii Europejskiej nadal wykorzystuje się dokumenty papierowe.
Sprawia to, że w Unii Europejskiej każdego roku wykorzystuje się 150 – 200 mln papierowych dokumentów listu przewozowego. Co przekłada się na ok 180 – 900 tys. drzew rocznie. Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego tak jest i jakie są plany na strącenie z pantałyku papierowego króla jakim jest druk CMR.
Dlaczego papierowy list przewozowy to przeżytek
Czy wiesz, że w Unii Europejskiej rocznie zużywa się od 150 do 200 milionów listów przewozowych na papierze, co równa się wycince 180 do 900 tysięcy drzew? Taka praktyka powoduje nie tylko ogromne zużycie papieru. Prowadzi ona do bardzo wielu niekorzystnych czynników takich jak efektywny przepływ informacji, rosnące koszty administracyjnych.
Tradycyjna forma dokumentacji opóźnia też terminy rozliczeń za usługi transportowe, co może wpłynąć na stabilność finansową przedsiębiorstw transportowych. Dodatkowo, proces “ręcznej” digitalizacji i obowiązkowej archiwizacji takich dokumentów wymaga dodatkowego zaangażowania pracowników. Jak to wygląda w praktyce?
Dokumenty są najpierw skanowane, a potem przesyłane do klienta, co generuje dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem personelu oraz opłatami za wysyłkę pocztową lub kurierską. Oczywiście polskie prawo wymaga przechowywania “analogowych” wersji dokumentów. O skali tego problemu przeczytasz w dalszej części tego artykułu.
Cyfrowy list przewozowy w Polsce
Sytuacja w PL jest trudna pod względem prawnym pod względem wykorzystania cyfrowych dokumentów transportowych a dokładniej mówiąc o elektronicznym liście przewozowym. Polska ratyfikowała protokół do konwencji e-cmr co się odbyło 65 lat temu.
W praktyce oznacza to, że na dzień dzisiejszy nie można w 100% powiedzieć, że korzystanie z elektronicznego listu przewozowego jest w pełni legalne. Warto jednak zaznaczyć, że polskie firmy już zaczynają testować pewne formy elektronicznego listy przewozowego (e-CMR), które są zgodne z prawem.
Czy aspekt prawny to bariera?
Dlaczego pomimo barier prawnych firmy testują to rozwiązanie? Projekt paperless zawiera w sobie e-cmr. Weźmy pod uwagę sytuację firm, które współpracują ze sobą na co dzień i należą do jednej grupy. Wtedy wdrożenie takiego rozwiązanie ułatwia komunikację wewnątrz grupy. Jednak ze względu na możliwe kontrole, firma o takim profilu zdecydowała się na rozwiązanie hybrydowe.
Kierowcy mają przy sobie papierowy list CMR, ale jest on drukowany na podstawie danych w systemie i tożsamy z wersją elektroniczną. Zatem fakt, że nie jest on wypisywany ręcznie, tylko kopiowanych na podstawie danych z serwera jest już pewnym ułatwieniem i przyspieszeniem tej procedury.
Polskie prawo nie jest jednoznaczne co do stosowania elektronicznych listów przewozowych. Istnieją rozbieżności między przepisami, szczególnie w zakresie wymogu podpisania listu przez nadawcę.
Najlepszym przykładem jest art. 38 ust. 2 pkt 1 prawo przewozowe, który mówi, że list przewozowy wymaga podpisu nadawcy, podczas gdy art. 47 ust. 3 dopuszcza elektroniczne formy listu. Niejasności te powodują wątpliwości w kontekście kontroli drogowej oraz uznawania elektronicznych listów przewozowych bez podpisu nadawcy.
Dodatkowo, nowelizacja rozporządzenia nr 1072/2009 dopuszcza stosowanie elektronicznych listów w przewozach kabotażowych od 21.02.2022. To rodzi kolejne nieścisłości, gdyż w przypadku sporów prawnych nie ma pewności co do obowiązujących przepisów. Może to prowadzić do różnych interpretacji w sądach oraz kwestionowania polis ubezpieczeniowych.
Niespójność przepisów wprowadza również nierówność między polskimi a zagranicznymi przewoźnikami. Polskie firmy są zobowiązane do posiadania papierowych wersji listów przewozowych w transporcie krajowym. Podczas gdy przewoźnicy zagraniczni mogą korzystać z wersji elektronicznych podczas świadczenia usług kabotażu w Polsce.
Jakie jest stanowisko GITD w sprawie e-CMR?
Każdy inspektor ocenia sytuację indywidualnie i być może znalazłby się inspektor który przymknął oko na list w formie elektronicznej. Jednak wedle litery ma on pełne prawo aby nie uznać dokumentu w formie cyfrowej i wystawić mandat. Ryzyko poniesienia kosztów nie jest opłacalne, bo w tym przypadku mandat jest wystawiany kierowcy i firmie przewozowej.
Przyczyny opóźnienia we wprowadzeniu e-CMR
Wprowadzenie e-CMR jest bezpośrednio związane z uruchomieniem w Polsce elektronicznego systemu informacji (eFTI). Uruchomienie było planowane na koniec grudnia 2023. Tymczasem audyt po zmianie ekipy rządzącej wykazał, że konieczne jest przesunięcie terminu.
Nie wiemy na jakim etapie stoi wdrożenie technologiczne. Jeśli dodamy do tego kompletny brak kampanii informującej przedsiębiorców o tak ważnej zmianie. To łatwo zauważyć, że rozwiązanie to jest delikatnie mówiąc “nie gotowe”. Zatem kiedy administracja krajowa zaakceptuje elektroniczne listy przewozowe e-CMR?
Pojawiają się przesłanki sugerujące, iż pełna implementacja może nastąpić nie wcześniej jak w sierpniu 2026, a nie, jak początkowo zakładano, w sierpniu 2024.
Nowy harmonogram wdrożenia eFTI
Zaktualizowany harmonogram prezentuje się następująco:
👉 Listopad/Grudzień 2023 – opracowanie wstępnych wersji dokumentów, w tym:
📢 Aktu wykonawczego, który ma na celu ustalenie jednolitych procedur, zasad oraz wymagań technicznych, niezbędnych do zapewnienia dostępu do danych o transporcie towarowym poprzez platformy eFTI przez odpowiednie organy krajowe UE.
📢 Aktu delegowanego, określającego jednolitą bazę danych eFTI (z definicjami i specyfikacjami technicznymi), która umożliwia automatyczną wymianę informacji.
Następne etapy:
Lipiec 2024 – publikacja aktu wykonawczego i delegowanego, określającego odpowiednio specyfikacje dla platform oraz dostawców rozwiązań eFTI i zasady certyfikacji tych platform oraz dostawców.
Sierpień 2024 – rozpoczęcie stosowania wyżej wymienionych aktów. Co w rzeczywistości oznacza, że państwa członkowskie muszą przystąpić do zmian w przepisach krajowych oraz przygotować krajowe systemy do weryfikacji danych eFTI.
Sierpień 2026 – wprowadzenie zmian w prawodawstwie krajowym. Przedstawiciele poszczególnych państw UE powinni być gotowi na przyjmowanie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego, co oznacza kompletną akceptację dokumentów elektronicznych.
Luty 2029 – obowiązkowe stosowanie elektronicznych listów przewozowych przez przedsiębiorstwa. I to zarówno w kontaktach B2G, jak i B2B, co stanowi kolejną istotną zmianę wynikającą z regulacji i dotyczącą wymiany danych biznesowych.
Więcej na ten temat znajdziesz na stronie Digital Transport and Logistics Forum
Jak widać realne dla branży zmiany nastąpią dopiero w 2026 roku. Czy również i ten termin zostanie przesunięty? Tego nie wiadomo, ale pewne jest, że brak wdrożenia platformy eFTI jest blokerem wprowadzenia polityki paperless w branży transportowo – logistycznej.
Podsumowanie: jakie są korzyści z wprowadzenie elektronicznego listy przewozowego
Czy wiesz, że w wyniku 5 lat duży przewoźnik gromadzi ilość listów CMR, które mogą wypełnić 20 stopowy kontener? A to tylko czubek góry papieru jakie niesie za sobą korzystanie z listów przewozowych w formie papierowej. Korzyści jest znacznie więcej. Sprawdzimy jak wyglądają.
Zalety e-CMR
Dostępność dla uczestników łańcucha dostaw: Uczestnicy mają stały dostęp do elektronicznej dokumentacji w systemie.
Dostępność dla organów administracji: Organy administracyjne mogą w prosty sposób przeglądać dokumentację.
Szybki i bezpieczny dostęp: Platforma umożliwia szybkie przeglądanie danych bez narażania ich na ryzyko.
Zmniejszenie ryzyka kar i mandatów: Braki w dokumentacji są znacząco ograniczone, dzięki czemu zmniejsza się ryzyko nałożenia sankcji.
Eliminacja błędów: Możliwość korygowania błędów na bieżąco znacząco zmniejsza ryzyko ich wystąpienia.
Bezpieczeństwo danych: Dane są przechowywane w bezpieczny sposób w szyfrowanej chmurze.
Oszczędność miejsca: Nie ma potrzeby wynajmowania dodatkowej przestrzeni na archiwizowanie dokumentów.
Jest więcej korzyści z wprowadzenia e-CMR
Redukcja ryzyka konsekwencji finansowych: Problemy na trasie czy wypadki drogowe nie narażają już firm na konsekwencje finansowe związane z opóźnieniami w dostarczaniu dokumentacji.
Stały wgląd dla wszystkich stron: Dane są dostępne dla wszystkich stron umowy transportowej oraz organów uprawnionych do kontroli.
Zmniejszenie czasu oczekiwania na płatność: W porównaniu do tradycyjnych metod, które mogły wymagać nawet 111 dni na przeprowadzenie płatności, e-CMR skraca ten czas.
Zmniejszenie ryzyka kar umownych: Elektroniczna forma ogranicza ryzyko związane z opóźnieniami i innymi problemami związanymi z papierowymi dokumentami.
Podsumowanie: dlaczego wprowadzenie e-CMR jest tak potrzebne
Elektroniczny list przewozowy stanowi kluczowy krok w nowoczesnym podejściu do procesów transportowych, znacząco upraszczając je i czyniąc bardziej efektywnymi. Dzięki cyfrowym rozwiązaniom, tempo obiegu dokumentacji. Umożliwia to błyskawiczną wymianę informacji pomiędzy załadowcą, przewoźnikiem i spedytorem. A w przypadku kontroli pozwalają na natychmiastowy dostęp do dowolnego dokumentu. Nie bez znaczenia pozostaje aspekt ekologiczny, jak wskazują szacunki UE, wprowadzenie e-CMR przyniesie oszczędności w ilości 75-102 mln godzin pracy przy ich wypełnianiu, kopiowaniu i transporcie, rocznie w okresie 2019-2040.
Jednym z największych atutów elektronicznego listu przewozowego jest usprawnienie procesu fakturowania. Faktury mogą być wystawiane natychmiast po zakończeniu transportu, co przekłada się na szybsze płatności i poprawę płynności finansowej. Ponadto eliminuje to konieczność oczekiwania na fizyczny powrót kierowcy z dokumentami oraz korzystania z tradycyjnych metod dostawy, takich jak poczta.