W dobie cyfrowej transformacji sektor transportowy przyjmuje elektroniczny list przewozowy e-CMR, otwierając nowy rozdział w efektywności i ekologiczności. Zgodnie z prognozami UE, wprowadzenie cyfrowego zarządzania dokumentacją może zmniejszyć roczny czas pracy o 75-102 miliony godzin. Spowoduje to obniżenie kosztów operacyjnych w branży o 60% w latach 2019-2040. Ten artykuł wyjaśni, jakie zalety ma e-CMR i jak wpływa na branżę transportową.
Korzyści z wprowadzenia e-CMR
Elektroniczny list przewozowy e-CMR przynosi istotne korzyści dla sektora transportowego. Głównie poprzez usprawnienie i przyspieszenie wymiany dokumentów pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami. Zgodnie z danymi Unii Europejskiej, zastosowanie cyfrowych metod zarządzania dokumentacją może skutkować rocznymi oszczędnościami wynoszącymi między 75 a 102 milionów godzin pracy na terenie całej Unii w latach 2019-2040. Jest to równoznaczne z podwyższeniem wydajności przedsiębiorstw oraz obniżeniem ich kosztów operacyjnych. Dotyczy to potencjalnych oszczędnościami sięgającymi 60% wydatków na zarządzanie administracyjne w branży transportowej.
Zalety elektronicznego listu przewozowego
Ocenia się, że digitalizacja dokumentów transportowych wpływa na szybki obieg informacji, oszczędność zasobów naturalnych oraz obniżenie kosztów związanych z administracją nawet o 60%. Specjaliści z sektora logistyki i transportu zwracają uwagę na cztery kluczowe obszary, w których wprowadzenie e-CMR przynosi największe korzyści:
- efektywniejszy przepływ danych,
- ochronę środowiska,
- oszczędności dla firm,
- przyspieszenie procesów płatniczych.
Powoduje to szybsze rozpoczęcie fakturowania po zakończeniu transportu, eliminując opóźnienia związane z oczekiwaniem na fizyczny powrót kierowcy z dokumentacją lub koniecznością jej wysyłania pocztą.
Dzięki elektronicznemu dostępowi do dokumentacji w ramach całego łańcucha dostaw oraz dla organów administracyjnych, system e-CMR zapewnia szybki, bezpieczny dostęp do danych, minimalizując ryzyko kar i mandatów za braki w dokumentacji. Znacząco redukuje również możliwość błędów dzięki łatwości w ich korygowaniu oraz zmniejsza ryzyko finansowe związane z opóźnieniami w dostarczeniu dokumentacji czy nieprzewidzianymi zdarzeniami w trakcie transportu.
Platformy e-FTI oferują również bezpieczne przechowywanie danych w chmurze, co eliminuje konieczność posiadania fizycznych archiwów. Spełniając wymogi prawne dotyczące czasu przechowywania dokumentów, znoszą potrzebę wynajmu czy zakupu dodatkowej przestrzeni biurowej. Przejście na elektroniczną dokumentację to także znacząca oszczędność papieru i tuszu, co ma pozytywny wpływ na środowisko. Oszczędności te, szacowane przez Komisję Europejską, mogą wynosić nawet 2-8 miliardów kartek papieru rocznie na terenie UE, zmniejszając tym samym zapotrzebowanie na te materiały.
Źródło: PITD
Przeczytaj także:
Wady listów papierowych
Problemami związanymi z użyciem papierowych listów przewozowych są przede wszystkim pomyłki, które mogą prowadzić do nałożenia wysokich kar finansowych. Badania przeprowadzone przez Polski Instytut Transportu Drogowego w roku 2021 wykazały, że tylko 15% takich dokumentów jest wolnych od błędów. Pełną kompletność i czytelność dokumentów odnotowuje się odpowiednio w 10% i 25% przypadków. Alarmująco niska jest także częstotliwość aktualizacji danych w tych dokumentach, osiągająca zaledwie 22%.
Problem ten częściowo wynika z nieprawidłowej praktyki delegowania obowiązku wypełniania listów kierowcom, podczas gdy powinna to być odpowiedzialność załadowców. Wśród kierowców tylko 60% otrzymuje listy od załadowców, a 20% musi samodzielnie je sporządzać. Rozwiązaniem mogłoby być wprowadzenie elektronicznego listu przewozowego e-CMR, co przyczyniłoby się do zmniejszenia liczby błędów i usprawnienia obsługi. Dodatkowo niedostateczna wiedza kierowców o prawidłowym wypełnianiu takich dokumentów oraz bariery językowe są kolejnymi czynnikami ryzyka.
Porównanie dokumentów papierowych z cyfrowymi
Porównując dokumenty papierowe z elektronicznymi, widać wyraźne korzyści związane z efektywnością organizacyjną. Przydział zadań i obowiązków w firmie, gdzie nadal stosuje się papierowe listy przewozowe, generuje dodatkowy czas i koszty związane z pracami administracyjnymi. Z danych platformy GreenTransit wynika, że przygotowanie jednego papierowego dokumentu zajmuje około 23 minuty. Ten proces ten może być skrócony do 9 minut dzięki zastosowaniu cyfrowych rozwiązań. Koszt roboczo-godzinowy, przy średnim wynagrodzeniu w sektorze transportu i logistyki w pierwszym półroczu 2022 roku wynoszącym 5 847,76 zł, mógłby dzięki digitalizacji procesu spaść z 14,01 zł do 5,48 zł. Przekłada się to na istotne oszczędności dla przedsiębiorstw i wskazuje na potrzebę transformacji cyfrowej w sektorze transportowym.
Czy warto wprowadzić elektroniczny list przewozowy?
Odpowiedź brzmi: tak! Przeważa znaczna ilość korzyści z wprowadzenia e-CMR, takie jak:
- Stała dostępność elektronicznej dokumentacji: Uczestnicy łańcucha dostaw mają ciągły dostęp do elektronicznych dokumentów, co poprawia efektywność operacyjną.
- Uproszczony dostęp dla organów administracji: Organy administracyjne mogą łatwo przeglądać dokumentację, co przyspiesza procesy kontrolne.
- Bezpieczeństwo i szybkość dostępu: Platforma zapewnia szybki dostęp do danych, jednocześnie zapobiegając ich nieautoryzowanemu ujawnieniu.
- Zmniejszenie ryzyka sankcji: Dzięki kompletności dokumentacji zmniejsza się ryzyko nałożenia kar i mandatów za jej braki.
- Możliwość natychmiastowego korygowania błędów: Platforma umożliwia bieżącą korektę błędów, minimalizując ryzyko ich wystąpienia.
- Wysoki poziom bezpieczeństwa danych: Dane są bezpiecznie przechowywane w szyfrowanej chmurze, co zapewnia ich ochronę.
- Oszczędność przestrzeni: Eliminuje potrzebę wynajmowania dodatkowego miejsca na przechowywanie dokumentów.
- Zredukowane ryzyko konsekwencji finansowych: Dzięki e-CMR, firmy są mniej narażone na konsekwencje finansowe spowodowane przez opóźnienia w dostarczaniu dokumentacji po zdarzeniach drogowych.
- Dostępność danych dla wszystkich zainteresowanych stron: Informacje są łatwo dostępne dla stron umowy transportowej oraz organów kontroli.
- Skrócenie czasu oczekiwania na płatności: E-CMR pozwala na znaczące przyspieszenie procesu płatności w porównaniu do tradycyjnych metod.
- Mniejsze ryzyko kar umownych: Elektroniczny obieg dokumentów ogranicza ryzyko związane z opóźnieniami i innymi problemami dotyczącymi dokumentacji papierowej.
Przypisy:
Świeboda J., Chwalczuk Ł., Horzela A. i inni, e-CMR Czy jesteś gotowy?