Magazynowe systemy informatyczne

W epoce globalizacji, gdzie szybkość przepływu informacji i materiałów staje się kluczem do sukcesu, technologie informacyjne mają ważną rolę w zarządzaniu łańcuchem dostaw. Przez lata ewolucji, systemy te przekształciły się, aby sprostać nowym wyzwaniom i zapotrzebowaniu rynkowemu.

Od lat 50. XX wieku, podstawą dla zarządzania potrzebami materiałowymi przedsiębiorstw były Zintegrowane Systemy Informatyczne (ZSI). Pierwotnie skupiały się one głównie na zużyciu materiałów potrzebnych do produkcji, nie biorąc pod uwagę popytu rynkowego. Pierwszym takim systemem był MRP (Planowanie Potrzeb Materiałowych). Z biegiem czasu system ten ewoluował do MRP II (Planowanie Zasobów Produkcyjnych) i wreszcie do popularnych dzisiaj systemów ERP (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa).

W ramach tych systemów znaczenie ma moduł magazynu wyrobów gotowych, ściśle powiązany z procesem sprzedaży. Dzięki niemu możliwe jest śledzenie oferowanych produktów, zarówno pod względem ilości, wartości, jak i lokalizacji w magazynie. Zaawansowane systemy, takie jak WMS, umożliwiają również tzw. eksplorację magazynu, pozwalając na bieżące śledzenie miejsc składowania i zmian w zawartości magazynu.

Współczesne magazyny korzystają również z systemu GS1 – międzynarodowego standardu identyfikacji i wymiany informacji. Dzięki temu możliwe jest automatyczne odczytywanie kodów kreskowych i śledzenie przepływu towarów w czasie rzeczywistym. Każda operacja magazynowa jest rejestrowana natychmiast, gwarantując aktualność bazy danych.

Jednak rozwój przedsiębiorstw specjalizujących się wyłącznie w usługach logistycznych przyniósł nowe wyzwania. Ze względu na ogromne ilości operacji przemieszczania, konieczne stało się stworzenie systemu zdolnego do rejestrowania dużej ilości danych w czasie rzeczywistym. W odpowiedzi na te potrzeby powstał system WMS (Warehouse Management System), który obecnie jest nieodłącznym elementem nowoczesnych magazynów.

Technologie, takie jak ADC (Automatic Data Capture), czyli automatyczne gromadzenie danych, stanowią istotny element w realizacji powyższych celów. Te nowoczesne metody zapewniają szybkość, dokładność oraz spójność danych. Współpracując z zaawansowanymi systemami informatycznymi, takimi jak WMS (Warehouse Management System – System Zarządzania Magazynem), techniki ADC zastępują tradycyjne, papierowe formy dokumentacji.

To, co kiedyś było rejestrowane ręcznie, z dużym ryzykiem błędu, teraz jest automatycznie śledzone i zapisywane w systemie. Typowe dokumenty magazynowe w dzisiejszych czasach pełnią głównie funkcję wtórną. Nie są już głównym środkiem przechowywania danych, ale wynikają z działania systemu, służąc głównie jako potwierdzenie i dokumentacja dla zewnętrznych stron.

Kategoria WMS, o której mowa, to jedno z najbardziej zaawansowanych narzędzi dostępnych na rynku. Umożliwia ona nie tylko efektywne zarządzanie magazynem, ale także precyzyjne śledzenie przepływu towarów, co jest kluczem do optymalizacji kosztów i zasobów.

System zarządzania magazynem (WMS)

WMS (Warehouse Management System) to zaawansowane narzędzie informatyczne przeznaczone do obsługi procesów magazynowych. W wielu przypadkach, WMS ściśle współpracuje z nadrzędnym systemem zarządzania całym przedsiębiorstwem, zazwyczaj z systemem klasy ERP (Enterprise Resource Planning). Powodem takiej współpracy jest fakt, że procesy magazynowe często wymagają specjalnych algorytmów, których standardowy Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) nie oferuje.

Choć Zintegrowane Systemy Informatyczne klasy ERP są w stanie zarządzać logistyką w magazynie do pewnego stopnia – np. prowadzenie ewidencji zapasów w ujęciu ilościowym i wartościowym – to jednak nie są one przystosowane do dokładnego rejestrowania parametrów logistycznych jednostek ładunkowych. W tym kontekście chodzi o szczegóły takie jak rodzaj opakowania, kody kreskowe czy podział magazynu na różne obszary i klasy miejsc składowania.

W praktycznym zastosowaniu, WMS jest niezależnym systemem posiadającym wiele specyficznych modułów. Te moduły odpowiadają za różne aspekty procesów logistycznych w magazynie, w tym za obsługę magazynów wysokiego składowania. WMS wspiera wszystkie techniczne operacje związane z fizycznym procesem przechowywania towarów, umożliwiając zarządzanie wieloma magazynami, ich podziałem oraz klasyfikacją. Głównym celem WMS jest precyzyjna kontrola oraz optymalizacja wszystkich etapów procesu logistycznego w magazynie przedsiębiorstwa.

Więcej na ten temat – WMS: optymalizacja zarządania magazynem >>

Charakterystyka modułów funkcjonalnych systemu WMS

1. Zarządzanie magazynami

Ten moduł jest odpowiedzialny za obsługę procesów magazynowych. Może on dotyczyć zarówno magazynów fizycznych, które istnieją w rzeczywistości, jak i magazynów logicznych, istniejących jedynie w strukturze systemu informatycznego.

Ale dlaczego w ogóle tworzy się magazyny logiczne? Chociaż magazyn fizyczny jest ograniczony swoją przestrzenią, charakteryzując się określoną liczbą miejsc składowania (np. 40 tysięcy), magazyn logiczny pozwala na bardziej elastyczne zarządzanie jednostkami ładunkowymi według różnorodnych kryteriów – takich jak rozmiar, branża czy dostawca. Dzięki temu możliwe jest „zastępowanie” fizycznych podziałów w magazynie, na przykład ścian działowych.

W systemie WMS struktura magazynowa jest organizowana w oparciu o hierarchię, która dzieli magazyn na kolejno: obszar magazynowy, rząd, kolumna, poziom i miejsce magazynowe. W tym ujęciu, regały reprezentowane są przez rzędy, które zawierają kolumny. Każda kolumna składa się z określonej liczby poziomów, a na nich lokalizowane są konkretne miejsca magazynowe. Warto zaznaczyć, że taka struktura magazynu może być jedynie logicznym odwzorowaniem, nie mającym bezpośredniego odpowiednika w fizycznej przestrzeni magazynu.

1.1 Obszar magazynowy

Aby zoptymalizować działania w magazynie, jego przestrzeń jest podzielona na logicznie zdefiniowane obszary. Te obszary odzwierciedlają konkretne operacje magazynowe realizowane w określonych częściach magazynu.

Przykłady obszarów to: strefa bram załadunkowych, strefa kompletacji zamówień czy główna strefa składowania. Takie obszary mogą być związane z konkretnymi rodzajami regałów używanych do przechowywania, a także z różnicami w rodzajach artykułów przechowywanych w danym miejscu. Określony obszar może dotyczyć całego magazynu albo tylko jego wydzielonej części.

1.2 Miejsca magazynowe

Miejsca magazynowe są klasyfikowane według różnych kategorii. Choć rodzaje i ilości tych kategorii są elastyczne, użytkownik systemu WMS może je definiować w oparciu o nośność i rozmiary konkretnych miejsc w magazynie. Taka klasyfikacja umożliwia:

• Optymalne przydzielanie miejsc magazynowych dla przychodzącego towaru.
• Zapobieganie sytuacjom, gdy towar jest za ciężki lub nie mieści się w miejscu przeznaczonym do jego przechowywania.
• Współrzędne każdego miejsca magazynowego są dokładnie określone i zarejestrowane w systemie. W kontekście nowych rozwiązań rynkowych warto wspomnieć o serwisie Wareh.com, który oferuje szybki dostęp do magazynów w najbliższej okolicy w sytuacjach nagłego zapotrzebowania. Dzięki tej platformie użytkownicy mogą nie tylko wyszukać odpowiedni magazyn zgodnie z ich potrzebami, ale również finalizować transakcje dotyczące składowania towarów na określony czas.

1.3 Zawartość magazynu

Dzięki systemowi WMS użytkownik ma możliwość monitorowania ilościowych stanów składowanych produktów w różnych magazynach. System pozwala na szybkie sprawdzenie, które produkty, partie czy palety (lub skrzynie) zajmują określone miejsca, a także gdzie dokładnie przechowywany jest dany towar – czy to pod względem konkretnego miejsca, obszaru czy magazynu.

By usprawnić działania wewnątrz magazynu, przestrzeń jest podzielona na specyficzne strefy, które są związane z określoną strategią magazynowania. Na przykład towary o wysokim wskaźniku rotacji mogą być umieszczone w obszarze magazynu, który pozwala na ich najbardziej efektywne wydawanie. Takie strefy odgrywają kluczową rolę w strategiach systemu WMS, kiedy chodzi o automatyczne przydzielanie lokalizacji dla produktów w związku z ich powiązaniami z konkretnymi strefami magazynowymi.

1.4 Eksploracja magazynu

System WMS pozwala użytkownikowi na samodzielne projektowanie struktury magazynu, która odzwierciedla jego rzeczywiste ułożenie i pełni funkcję szczegółowej „mapy” tej przestrzeni. Gdy użytkownik definiuje taką strukturę, jest ona prezentowana w formie graficznej, przypominającą drzewo katalogów znane z systemu Windows.

Przesuwając się między różnymi poziomami tej struktury, można przeglądać zawartość poszczególnych miejsc magazynowych, stosować filtry do wyszukiwania konkretnych obiektów oraz wykonywać pewne operacje na wirtualnym odwzorowaniu magazynu – takie jak rezerwacja towarów czy jej anulowanie. Ważne jest jednak zrozumienie, że eksploracja magazynu służy głównie jako graficzne odzwierciedlenie rzeczywistej struktury magazynu i nie jest narzędziem przeznaczonym do bezpośredniego zarządzania codziennymi operacjami magazynowymi.

Dokumentacja w procesach logistycznych

W świecie logistyki, skuteczne zarządzanie magazynem zależy od precyzyjnej dokumentacji, która służy do monitorowania wszystkich operacji. Jednym z głównych narzędzi, które wspierają ten proces, są systemy WMS. Działały one komplementarnie z systemami ERP, które w kontekście biznesowym zajmują się szeroko pojętym zarządzaniem przedsiębiorstwem. 

Jeśli system WMS działa niezależnie, powinien posiadać funkcję obsługi zleceń od klientów, dotyczących dostaw towarów, a także składania zamówień u dostawców. Istnieje również możliwość ręcznego wprowadzenia zleceń, niezależnie od środka komunikacji – telefon, poczta, faks czy modem.

2.1 Składanie zamówień u dostawców

Stany magazynowe są nieustannie monitorowane, a odpowiedzialny za to jest system WMS. Dzięki temu, na podstawie bieżących informacji, możliwe jest tworzenie zamówień. Po ich zarejestrowaniu w systemie, następuje proces przyjmowania i weryfikowania dostaw pod kątem zgodności z zamówieniem.

2.2 Obsługa zleceń klientów

W module dedykowanym kontaktom z klientami, pracownik wprowadza zlecenia przesłane przez nich – mogą to być zlecenia zakupu bądź dostawy. Są one podstawą do przygotowania oraz realizacji wysyłki. Te dokumenty, zarówno zamówienia od dostawców, jak i zlecenia od klientów, składają się na kompleksowy system zarządzania zamówieniami. Opisywane są one za pomocą różnych parametrów, takich jak: data i numer zamówienia, dane dostawcy, priorytet, dane dotyczące dostawy czy szczegółowe informacje o produktach.

2.3 Rezerwacja produktów

W logistyce często stosuje się system rezerwacji produktów, które są przygotowywane dla konkretnego klienta, zanim ostateczne zlecenie zostanie złożone. Ważne jest, aby zarezerwowane produkty były izolowane i niedostępne dla innych operacji, dopóki rezerwacja nie zostanie anulowana.

2.4 Weryfikacja dokumentów dostawy

Nie zawsze proces dostawy przebiega gładko. Mogą zdarzyć się sytuacje, gdy dostarczone towary różnią się od zamówionych, lub kiedy produkty zostaną uszkodzone w trakcie transportu. W takim przypadku, osoba korzystająca z systemu WMS powinna weryfikować wszystkie dokumenty i ustalać, które produkty zostały prawidłowo dostarczone i przyjęte przez klienta.

3. Kreacja ładunków

Aby zoptymalizować proces przepływu towarów w magazynie, niezbędne jest właściwe określenie struktury ładunku. Użytkownik definiuje fizyczne parametry ładunku, wskazując na przykład, ile konkretnych „nośników przeliczeniowych” (takich jak palety, skrzyniopalety, pojemniki, transportery, beczki itd.) tworzy jeden ładunek.

W trakcie etapu kreacji, wybrane zlecenia dostawy są segregowane w indywidualne ładunki, które następnie są ułożone według określonej hierarchii opakowań logistycznych. Na zakończenie tego procesu, powstaje lista wszystkich ładunków przygotowanych do wysyłki. Istnieje także możliwość segregacji ładunków według określonych kryteriów, na przykład na podstawie kodu pocztowego.

4. Proces przyjmowania dostaw w magazynie

Przyjmowanie dostawy w magazynie to kluczowy proces, który wymaga precyzyjnej kontroli zarówno pod względem ilości, jak i jakości produktów. W momencie, gdy towar dotrze do strefy przyjęcia, System Zarządzania Magazynem (WMS) przypisuje mu odpowiednie miejsce w magazynie. Ten system pozwala także dostosować lokalizację składowania towarów lub ich grup według predefiniowanej strategii składowania.

Zależnie od konkretnych potrzeb, towar, który trafia do magazynu, jest kierowany do wyznaczonej strefy rozładunkowej. Tam może być poddany szczegółowej kontroli, przepakowany na inne nośniki magazynowe, a następnie skierowany do miejsca wskazanego przez WMS.

Co więcej, etykiety służące do identyfikacji towarów i opakowań zbiorczych mogą być wykorzystywane w dostarczonej formie lub drukowane bezpośrednio w trakcie procesu przyjmowania towaru. Mogą one zawierać spersonalizowany tekst i kody kreskowe, co ułatwia zarządzanie zapasami w późniejszym etapie pracy magazynu.

4.1 Proces rejestracji dostaw od dostawców

Bazując na wcześniejszych zamówieniach składanych dostawcom, WMS umożliwia sprawne przyjęcie towaru, gwarantując jednocześnie dokładność w zakresie kontroli ilości i jakości produktów. Po tym etapie następuje proces przydzielania i ulokowania towaru w odpowiednich sektorach magazynu, zgodnie z wcześniej ustaloną strategią składowania.

4.2 Proces rejestracji dostaw z linii produkcyjnej

WMS odgrywa kluczową rolę w rejestrowaniu jednostek logistycznych (takich jak palety) wraz z ich zawartością, które pojawiają się w magazynie prosto z produkcji. Każda z tych jednostek jest dokładnie sprawdzana, identyfikowana i oznaczana specjalnymi etykietami z kodami kreskowymi. Jeśli System Zarządzania Produkcją (ZSI) jest zintegrowany z WMS, wszystkie informacje dotyczące jednostek logistycznych są transferowane z ZSI do WMS. WMS, mając możliwość drukowania etykiet, skupia się na zadaniach związanych z identyfikacją i rejestracją tych jednostek. Kolejnym krokiem jest ulokowanie tych jednostek w magazynie.

ZSI dostarcza informacje dotyczące aktualnych zapasów, podczas gdy WMS przechowuje dane dotyczące zarówno ogólnego poziomu zapasów, jak i konkretnych miejsc składowania jednostek logistycznych. Wszystkie dostawy są dokładnie dokumentowane, z określeniem numeru dostawy, dat złożenia zamówienia, rozpoczęcia oraz zakończenia realizacji dostawy, a także z aktualnym statusem dostawy. WMS wykorzystuje te informacje w dalszym procesie, zwłaszcza podczas organizacji wysyłek.

Wysyłki z magazynu: od planowania do realizacji

W każdym przedsiębiorstwie zajmującym się dystrybucją towarów kluczowym elementem jest skuteczny system zarządzania magazynem (WMS). Dzięki niemu, procesy związane z wysyłkami, od momentu otrzymania zlecenia od klienta aż do wydania towaru z magazynu, są zoptymalizowane.

5. Obsługa zleceń w systemie WMS

Kiedy w systemie WMS pojawia się nowe zlecenie od klienta, inicjowany jest proces kompletacji towaru. Jeżeli nasza platforma magazynowa jest połączona z Systemem Zarządzania Integracją (ZSI), zlecenia pochodzą bezpośrednio z tej aplikacji. W WMS następuje alokacja odpowiednich ilości produktów, które powinny zostać przygotowane, aby zrealizować dane zlecenie.

Zlecenie może być realizowane etapami, w zależności od dostępności towarów, lub całościowo. Dla każdej opcji kompletacji generowany jest wydruk, który wskazuje, skąd pobrać towar oraz gdzie go przenieść. Końcowym etapem tego procesu jest fizyczne wydanie produktu z magazynu.

5.1 Planowanie wysyłek „ręczne”

System WMS oferuje możliwość indywidualnego planowania wysyłek. Oznacza to, że użytkownik (magazynier czy dyspozytor) samodzielnie decyduje, które produkty i z jakich miejsc magazynu zostaną uwzględnione w danej wysyłce. Po ustaleniu składu wysyłki, system generuje listę kompletacyjną. Gdy wysyłka jest zaplanowana, pojawia się ona w głównym interfejsie systemu, gotowa do realizacji.

Materiały według tej listy są następnie transportowane do strefy kompletacji, a po potwierdzeniu zgodności ze spisem, są przygotowywane do załadunku. Cały proces kończy się aktualizacją stanów magazynowych.

5.2 Planowanie wysyłek automatyczne

Po aktywacji zlecenia przez klienta, WMS rozpoczyna proces automatycznego planowania. Wygenerowane plany wysyłek są dostępne w dedykowanym panelu. Można tam również śledzić etap realizacji każdej wysyłki dzięki systemowi statusów (np. w edycji, wykonywana, zakończona).

Ten automatyczny proces kojarzy zlecenia klientów z odpowiednimi trasami dostawy. Po zdefiniowaniu, które produkty wejdą w skład danej wysyłki, rozpoczyna się etap realizacji, który obejmuje m.in. kompletację nośników oraz organizację transportu wewnętrznego.

5.3 Proces kompletacji

W skład procesu kompletacji wchodzi przygotowanie odpowiednich nośników – najczęściej palet Euro czy innych pojemników – oraz, według wygenerowanej listy, pobieranie produktów z określonych miejsc składowania. Ważne jest, aby zawartość nośnika była zgodna z listą, dlatego po skompletowaniu towarów następuje etap weryfikacji.

6. Operacje magazynowe i spedycyjne

Elementem w logistyce jest magazynowanie, z którym wiąże się szereg różnorodnych operacji. Procesy te nie tylko dotyczą przemieszczania produktów wewnątrz magazynu, ale także między różnymi magazynami w ramach jednej firmy. Dzięki zaawansowanym systemom takim jak WMS, wiele tych działań jest obecnie realizowanych w sposób zautomatyzowany, zapewniając sprawną organizację pracy magazynu.

Jak Działa System WMS?

System WMS (Warehouse Management System) kontroluje i nadzoruje procesy magazynowe, umożliwiając pracownikom swobodne przemieszczanie jednostek logistycznych. To właśnie ten system generuje zlecenia transportowe, które instruują pracowników, jakie działania mają podjąć, gwarantując jednocześnie dokładne śledzenie każdego produktu w magazynie.

Istnieją cztery główne typy zleceń transportowych:

• Związane z dostawą.
• Wysyłką.
• Uzupełnianiem towarów w strefie kompletacji.
• Przemieszczaniem wewnętrznym.

Strategia zarządzania magazynem determinuje, czy lista zleceń jest tworzona manualnie przez operatora czy automatycznie przez system. Bez względu na to, jakie jest źródło zlecenia, kluczem jest precyzyjne i dokładne śledzenie każdego elementu w magazynie.

Automatyzacja w praktyce

Potwierdzenie wykonania zlecenia transportowego to kolejny krok w procesie magazynowym. Pracownik potwierdza każdy krok operacyjny, skanując odpowiednie kody kreskowe, co zapewnia dokładność i pewność procesów magazynowych. Takie potwierdzenie jest istotne zarówno w przypadku manualnego, jak i zautomatyzowanego systemu identyfikacji.

Spedycja z Wykorzystaniem Systemu WMS

Nie tylko magazynowanie, ale także spedycja jest obszarem, gdzie systemy WMS odgrywają kluczową rolę. Planowanie tras, optymalizacja ilości pojazdów i odległości, jak również kontrola kosztów są obszarami, w których zaawansowane systemy informatyczne przynoszą znaczące korzyści. Za pomocą oprogramowania typu GIS, systemy WMS oferują zaawansowane funkcje edycji map oraz planowania tras.

WMS posiada również moduł spedycyjny, który zawiera takie kartoteki jak:

• Kontrahenci.
• Środki transportu.
• Produkty.
• Kierowcy.
• Klasy dróg.
• Trasy.
• Typy nośników magazynowo-transportowych.
• Miejscowości i połączenia drogowe.

Optymalizacja tras

Gdy mówimy o logistyce i spedycji, nie możemy przeoczyć znaczenia planowania i optymalizacji tras. Narzędzia wspomagające ten proces, takie jak moduł spedycyjny WMS, stają się nieocenione w codziennej pracy przedsiębiorstw transportowych.

Dzięki temu modułowi zlecenia gotowe do wysyłki są dokładnie analizowane. Kwestie, takie jak ilość potrzebnych środków transportu, łączna długość trasy czy przewidywany czas trwania przejazdu, są brane pod uwagę. Celem jest zapewnienie jak najbardziej efektywnego i ekonomicznego wykorzystania zasobów firmy.

Rozplanowane przez system trasy dostarczają nie tylko informacji o przebiegu trasy, ale również o ładunku, który ma zostać przetransportowany. Co więcej, podczas końcowej fazy planowania, możliwe jest wygenerowanie listu przewozowego i planu załadunku. Ten poręczny plan jest uporządkowany według dat realizacji zamówień, zapewniając, że najpilniejsze przesyłki są dostarczane jako pierwsze.

Procesy magazynowe w przedsiębiorstwie tekstylnym

Rozważmy przykład przedsiębiorstwa produkcyjnego z trzema oddziałami i zatrudnieniem 400 osób w branży tekstylnej. W tym przedsiębiorstwie kluczową rolę odgrywa Magazynowy System Informatyczny, będący integralnym elementem systemu ERP. Jest on stosowany zarówno w głównej siedzibie, jak i w oddziałach, przy użyciu dedykowanych połączeń.

Mimo że w firmie nie korzysta się z lokalizacji wyrobów do eksploracji, każdy wyprodukowany artykuł jest oznaczony etykietą z kodem kreskowym. Całość asortymentu to aż 200 różnych pozycji, ale firma unika stosowania magazynów logicznych, z wyjątkiem tzw. „magazynu w drodze”.

W magazynach przedsiębiorstwa zachodzą typowe procesy, takie jak przyjmowanie towarów, ich składowanie oraz wydawanie i transfery międzymagazynowe. Każdy pracownik zaangażowany w dany proces loguje się do systemu, który charakteryzuje się funkcją autoryzacji oraz możliwością śledzenia historii transakcji. Jeśli chodzi o modyfikację dokumentów, system wymaga wprowadzenia korekt, zarówno pod względem ilości, jak i wartości.

Procesy magazynowe w nowoczesnej firmie

Firmy na całym świecie korzystają z zaawansowanych systemów do zarządzania magazynem, aby zoptymalizować pracę i poprawić efektywność operacji magazynowych. Współczesne technologie, takie jak skanery kodów kreskowych czy systemy informatyczne, znacząco przyspieszają procesy magazynowe i redukują margines błędu. Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych etapów pracy, które mogą się znaleźć w magazynie opartym o nowoczesne rozwiązania.

Przyjęcie towaru do magazynu

Aby przyjąć towary do magazynu, pracownik otwiera dokument oznaczony jako PW, następnie skanuje kody kreskowe produktów. Po zakończeniu tej operacji generowany jest oficjalny dokument przyjęcia, który musi zostać podpisany zarówno przez osobę odpowiedzialną za produkcję, jak i magazyniera.

Transport międzyoddziałowy

Kiedy firma chce przenieść produkty pomiędzy różnymi lokalizacjami, generowany jest dokument o nazwie MM. Wskazuje on magazyn, który będzie odpowiedzialny za przyjęcie towaru. Do momentu zatwierdzenia tego dokumentu, wszystkie przenoszone produkty są widoczne w systemie jako „w magazynie w drodze”. Dzięki temu pracownicy magazynu docelowego mogą się odpowiednio przygotować na przybycie towaru. Gdy towar dociera do miejsca przeznaczenia, zostaje rozładowany i poddany kontroli jakości, po czym następuje zatwierdzenie dokumentu MM.

Wydawanie towaru z magazynu

Kiedy produkty są gotowe do wysyłki, generowana jest faktura w czterech egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz pozostaje w magazynie, drugi trafia do księgowości. Przewoźnik odbiera dwa pozostałe egzemplarze: jeden zostawia u odbiorcy, drugi przekazuje działowi sprzedaży jako potwierdzenie dostawy.

Inwentaryzacja z wykorzystaniem technologii

Współczesne narzędzia, takie jak specjalistyczne urządzenia nazywane „truckerami”, znacząco przyspieszają proces inwentaryzacji. Umożliwiają one jednoczesny odczyt nawet 300 produktów bez żadnych błędów, co sprawia, że inwentaryzacja jest nie tylko dokładna, ale również szybka.

Funkcjonowanie magazynowego systemu informatycznego w przedsiębiorstwie tekstylnym

Przedsiębiorstwo z branży tekstylnej, zatrudniające 1500 osób, stanowi przykład zastosowania niektórych nowoczesnych rozwiązań w zakresie zarządzania magazynem. W tej branży, gdzie asortyment może liczyć tysiące pozycji, efektywne zarządzanie procesami magazynowymi staje się kluczem do sukcesu. Poniżej przedstawiamy jak funkcjonuje magazynowy system informatyczny w takim przedsiębiorstwie.

Magazynowy system informatyczny

System ten stanowi moduł większego systemu ERP o nazwie Eurosystem 2000.

Umożliwia on ewidencję ilościowo-wartościową, rejestrację podstawowych procesów przemieszczania, a także lokalizację towarów – chociaż ta ostatnia funkcja nie jest obecnie wykorzystywana.

Wyroby są oznaczane kodem kreskowym, co ułatwia ich identyfikację.

Mimo szerokiego asortymentu, składającego się z 8000 pozycji, przedsiębiorstwo nie stosuje magazynów logicznych.

System posiada funkcje autoryzacji i śledzenia historii transakcji.

Kluczowe Procesy Magazynowe

Przyjęcie z Produkcji:

Gdy produkty są gotowe do umieszczenia w magazynie, generowany jest dokument „Specyfikacja”, pochodzący bezpośrednio z produkcji. Magazynier skanuje kody opakowań zbiorczych i porównuje je z informacjami zawartymi w specyfikacji. Jeśli występują niezgodności, proces przyjęcia jest wstrzymywany, aż do wyjaśnienia wszystkich rozbieżności. Kiedy dokument przyjęcia zostaje zatwierdzony, aktualizuje to bazę danych systemu magazynowego. Warto podkreślić, że dostęp do tej bazy mają również pracownicy 

Przemieszczanie między Magazynami:

Choć funkcja ta istnieje, jest rzadko stosowana, ze względu na specyficzne wydzielenie magazynów, które przechowują określone rodzaje produktów.

Wydawanie Produktów:

Proces rozpoczyna się od dokonania zamówienia przez klienta. Po wyborze produktów i ich ilości, zamówienie jest przesyłane elektronicznie do magazynu.

Magazynier, po przygotowaniu zamówienia, informuje o tym drogą elektroniczną, sygnalizując gotowość do odbioru.

Klient pojawia się z fakturą i potwierdza odbiór na wydrukowanym w magazynie dokumencie WZ.

Inwentaryzacja:

W opisywanym magazynie, w trakcie inwentaryzacji korzysta się z czytników radiowych.

Dane są przesyłane bezpośrednio do dokumentu „Inwentaryzacja”.

Wszelkie różnice są na bieżąco weryfikowane przez magazynierów w trakcie trwania inwentaryzacji, co znacząco przyspiesza ten proces.

Rola kontraktowego operatora logistycznego w przedsiębiorstwie High-Tech

Współczesne przedsiębiorstwa high-tech dążą do zoptymalizowania swoich procesów logistycznych. Przyjrzyjmy się temu na przykładzie przedsiębiorstwa posiadającego magazyn o powierzchni 20 tys. m², dysponującego 40 tys. miejscami paletowymi oraz przechowującego 50 tys. różnorodnych części i podzespołów.

Nowoczesna Infrastruktura i zaawansowane systemy informatyczne

W obrębie tego magazynu znajdują się 14 bram przeznaczonych do przyjmowania towaru oraz 14 bram dedykowanych do jego wydawania. Kluczowym elementem zarządzania tak rozbudowanym składem jest zaawansowany system informatyczny – WMS kategorii A. Jest to system podstawowy, który został wzbogacony o dodatkowe funkcje umożliwiające skuteczną realizację zadań operatora jako podmiotu gospodarczego. Całość działa w oparciu o dokładnie zaplanowaną eksplorację.

Jedną z istotnych funkcji tego przedsiębiorstwa jest świadczenie usług magazynowania na rzecz producenta. Operator logistyczny jest w tym przypadku pierwszym etapem przepływów materiałowych, czyli zaopatrzeniem. Co więcej, producent oraz dostawcy mają możliwość online’owego dostępu do bazy danych magazynu oraz do istotnych informacji produkcyjnych.

Proces przyjmowania towaru w magazynie

1. Procedura przyjmowania towaru jest starannie zaplanowana. Każda z bram jest obsługiwana przez wykwalifikowanego pracownika z uprawnieniami do otwierania aut celnych. Po otwarciu następuje proces rozładunku. Dla każdej bramy przewidziano dedykowane pole odkładcze, którego lokalizacja jest precyzyjnie zdefiniowana w systemie WMS.

Po rozładunku palety, magazynier skanuje unikalny kod, nadany przez dostawcę, oraz etykiety każdego pudełka znajdującego się na palecie. Następnie paleta otrzymuje numer wewnętrzny. Dopiero po dokładnej weryfikacji, paleta trafia na dedykowane miejsce w magazynie, przeznaczone dla danego dostawcy. Wszystkie informacje są natychmiast aktualizowane w systemie, co pozwala producentowi na składanie zamówień.

Warto podkreślić, że cały proces odbywa się w środowisku cyfrowym. Nie ma tu miejsca na dokumenty papierowe. Wszystkie dane przetwarzane są na ekranach skanerów oraz komputerów, a każda zmiana lokalizacji produktu jest błyskawicznie rejestrowana w systemie.

2. Organizacja przesuwania towarów w magazynie

Jak wcześniej wspomniano, składowanie w magazynie realizowane jest przy użyciu stałych miejsc. Dzięki tej metodzie, przemieszczanie towarów między różnymi magazynami zostało praktycznie zredukowane do minimum. Choć każdy dostawca posiada wyznaczone dla siebie określone miejsca paletowe na regałach, przemieszczania dokonuje się wyłącznie między gniazdami regałowymi tego samego dostawcy.

3. Procedura wydawania towarów

Zamówienia od producenta są aktualizowane na skanerach magazynierów oraz komputerach co dwie godziny. Ekipa magazynowa ma do dyspozycji 90 minut na przygotowanie wysyłki, jej załadowanie oraz przekazanie pod bramę producenta. Średnio wysyłane jest od 100 do 120 palet. W trakcie kompletowania zamówienia każdy problem, na przykład trudności ze znalezieniem odpowiedniego opakowania, jest rejestrowany. Informacje takie, jak przyczyna oraz czas opóźnienia, są zawarte w raporcie. Każda skompletowana paleta jest poddawana dodatkowej weryfikacji przez innego pracownika. Po zaakceptowaniu, paleta jest dopuszczana do załadunku. Samochody są następnie zamykane i plombowane. Finalne zamknięcie jest kontrolowane przez ochronę.

4. Systematyczna inwentaryzacja w magazynie

W obrębie magazynu funkcjonuje specjalny zespół inwentaryzacyjny, którego głównym zadaniem jest regularne przeprowadzanie inwentaryzacji według różnych procedur. Towary o wysokiej wartości są liczone codziennie, podczas gdy produkty należące do producenta są sprawdzane w cyklu tygodniowym. Istnieje kilka kryteriów inwentaryzacji: według dostawców, asortymentu, miejsca składowania lub nawet wyrywkowo, na podstawie konkretnych gniazd regałowych. W ciągu 26 dni cały magazyn jest poddawany kontroli, sprawdzana jest każda lokalizacja. Dostawcy są informowani o wynikach inwentaryzacji na bieżąco, drogą elektroniczną. Regularne kontrole przeprowadzane przez inwentaryzatorów znacząco ułatwiają i przyspieszają proces kompletowania zamówień.

Wymagania dla nowoczesnych systemów informatycznych w magazynach

Konkurencja w sektorze systemów informatycznych, w szczególności w obszarze gospodarki magazynowej, jest silna i nieustępliwa. Chociaż System WMS wyróżnia się jako jedno z najbardziej zaawansowanych narzędzi, zaspokajające potrzeby najbardziej wymagających klientów, obok niego istnieją także inne systemy magazynowe. Niektóre z nich, przeznaczone dla małych firm handlowych czy produkcyjnych z prostym asortymentem, są dostępne nawet na półkach supermarketów.

Aby system magazynowy mógł zagwarantować efektywną oraz bezpieczną pracę (w sensie, że żadna nieuprawniona osoba nie będzie mogła ingerować w dokumenty), musi spełniać pewne kluczowe wymagania:

1. Autoryzacja dostępu: tylko uprawnione osoby, po prawidłowym zalogowaniu, powinny mieć możliwość generowania dokumentów.
2. Historia transakcji: w systemie powinny być rejestrowane wszystkie działania, wskazujące autora każdego procesu. To oznacza, że przy każdej operacji zapisywane są dane takie jak identyfikator pracownika, numer terminala, dokładny czas i data.
3. Realizacja transakcji zakończonych: jeśli chodzi o operacje przesunięć, system powinien wymagać określenia miejsca docelowego (np. przesunięcie z magazynu A do magazynu B). Bez takiego wskazania operacja nie powinna być możliwa.
4. Nieusuwalność dokumentów: po wygenerowaniu dokumentu nie można go usunąć w taki sposób, aby stracić jego numer.
5. Korekta błędów: w przypadku błędów w już zatwierdzonych dokumentach, poprawki powinny być dokonywane jedynie poprzez sporządzenie odpowiedniej korekty, z dokładnym opisem pomyłki.
6. Zaawansowane raportowanie: system powinien umożliwiać tworzenie różnorodnych zestawień i raportów, takich jak stany magazynowe, obroty magazynowe czy analizy według kontrahentów lub dat.

Rodzaje dokumentów magazynowych

Niezależnie od specyfiki magazynu czy wykorzystywanego systemu informatycznego, w działaniach magazynowych można wyróżnić klasyczne typy dokumentów:

Przyjęcia:

• PZ: Przyjęcie z zewnątrz
• PP: Przyjęcie z produkcji

Wydania:

• WZ: Wydanie zewnętrzne
• ZP: Zwrot do produkcji

Przesunięcia:

• MM: Przesunięcie międzymagazynowe

Inwentaryzacja:

• zdjęcie IN-
• przyjęcie IN+

Niezależnie od tego, czy przesunięcia odbywają się w magazynie zarządzanym przez system WMS, czy w magazynie korzystającym z modułu gospodarki magazynowej systemu ERP, czy też w najprostszym systemie magazynowym, zasada działania pozostaje podobna.

Istotne jest, że dokumenty takie jak WZ, PZ, RW, MM, PP i ZP, będące dokumentami obrotowymi ilustrującymi przepływy materiałowe, nie muszą być dostępne w formie papierowej. Technologie wspierające rejestrację tych przepływów, takie jak systemy AID czy ADC, umożliwiają aktualizację baz danych w czasie rzeczywistym. Wielu przedsiębiorców, korzystając z tych technologii, rezygnuje z dokumentów papierowych, nawet w komunikacji z partnerami biznesowymi.

Oczywiście, są firmy, które bazują wyłącznie na dokumentach papierowych. Ten model działania jest skuteczny w sytuacjach, gdy liczba partnerów biznesowych i asortyment produktów nie jest rozbudowana. Jednak w miejscach, gdzie mamy do czynienia z tysiącami lub dziesiątkami tysięcy pozycji materiałowych, istotne staje się wykorzystanie zaawansowanego systemu jak WMS, opierającego się na automatycznej identyfikacji i gromadzeniu danych.

Nie można jednak zapominać, że funkcjonowanie magazynu w dużej mierze zależy od decyzji właściciela lub zarządzającego. Jest to kwestia bardzo indywidualna i nie ma jednego, uniwersalnego modelu działania magazynu. Każdy przypadek jest inny, a różne modele działania mają swoje graficzne reprezentacje w postaci różnorodnych schematów i rejestrów operacji magazynowych.

Elementy dokumentu magazynowego:

• Rodzaj i data operacji: istotne dla identyfikacji, co dokładnie miało miejsce i kiedy. Ułatwia to śledzenie historii produktów oraz ich ewentualne zwroty czy reklamacje.
• Strony operacji magazynowej: obejmuje to identyfikację dostawcy, odbiorcy oraz innych uczestników danej operacji. Dzięki temu wiemy, kto jest odpowiedzialny za konkretny przepływ towarów.
• Miejsce operacji: wskazuje na konkretny obszar magazynu lub miejsce, gdzie operacja miała miejsce, co pomaga w efektywnym zarządzaniu przestrzenią magazynową.
• Przedmiot operacji: szczegółowy opis produktów, w tym ich kody, nazwy oraz ilości. Umożliwia to dokładne monitorowanie asortymentu i stanów magazynowych.
• Podpisy stron (w przypadku dokumentów papierowych): świadczy o autentyczności i akceptacji zawartych w dokumencie informacji przez odpowiednie strony.
• Szata graficzna a użyteczność dokumentu

Wiele firm korzysta z zaawansowanych systemów informatycznych do zarządzania magazynem. W związku z tym wygląd dokumentu magazynowego może się różnić w zależności od wybranego oprogramowania. Niemniej jednak, niezależnie od tego, jak prezentuje się dokument, najważniejsza jest jego treść.

Dokument magazynowy powinien być przede wszystkim użyteczny. Informacje w nim zawarte muszą być precyzyjne, kompletne i wiarygodne. Nie można pozwolić sobie na błędy czy niedokładności. Co więcej, informacje zawarte w dokumencie powinny być spójne – nie mogą tracić ani zmieniać swojego znaczenia, gdy są łączone z innymi danymi.

Wiele case study, w których autor był uczestnikiem lub obserwatorem, wskazuje, że brak stosowania systemów automatycznej identyfikacji oraz wynikający z tego brak aktualnych informacji o ilościach i rodzajach towarów prowadzi do gromadzenia nadmiernych zapasów, wyczerpywania się zapasów oraz udzielania partnerom biznesowym niekompletnych lub nieprawdziwych informacji. Takie postępowanie w kontaktach biznesowych jest nieakceptowalne.

Sprawdź kolejną lekcję – Zastosowanie UTB w logistyce magazynowej przedsiębiorstw >>

Wykaz skrótów z tekstu: 

Literatura:      

1. Januszewski, Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania     t.1 PWN, Warszawa 2008
2. Majewski, Informatyka w magazynie. Rozwiązania, standardy,     unifikacja procesów magazynowych, Biblioteka Logistyka, Poznań     2006.
3. J.Majewski, Informatyka dla logistyki, Biblioteka Logistyka, Poznań 2006W.
4. Fertsch (red), Słownik Terminologii Logistycznej, Biblioteka Logistyka, Poznań 2006
5. Połoz, „Brakujące ogniwa informacji”, Eurologistics, 2/2008
6. W.Połoz, “Bezpieczne składowanie”, Logistyka produkcji, 2/2015
7. Wieczerzycki (red), E-logistyka, PWE, Warszawa 2012