WMS: optymalizacja zarządzania magazynem

WMS, czyli oprogramowanie do zarządzania magazynem, to narzędzie informatyczne służące do nadzorowania, koordynowania i usprawniania działań oraz procedur realizowanych w obrębie magazynu. 

Mimo że konfiguracja magazynu i analiza przepływów mają wpływ na ustawienia i specyfikację wykorzystywanego systemu zarządzania, pewne podstawowe funkcje, takie jak nadzorowanie dostaw, lokalizacji, monitorowanie stanu zapasów oraz zarządzanie wysyłkami, są nieodzowne dla każdego systemu WMS:

Nadzorowanie dostaw: odnosi się do procedur przyjmowania towarów pochodzących z różnych źródeł, takich jak zakupy od dostawców, przesyłki między magazynami, zamówienia produkcyjne czy zwroty od klientów. W trakcie tego procesu dokładnie sprawdza się rodzaj, ilość, charakterystykę oraz jakość produktu. Po przyjęciu towaru do magazynu staje się on częścią zapasów. Informacje zebrane w tym procesie są następnie zestawiane z danymi pochodzącymi z systemu ERP, który jest centralnym systemem zarządzania przedsiębiorstwem.

Zarządzanie lokalizacją: dotyczy procedur związanych z umieszczaniem towaru w odpowiednich miejscach w magazynie. Proces ten polega na określeniu optymalnej lokalizacji dla produktu, biorąc pod uwagę jego typ, cechy, wymiary itd. Decyzje te są podejmowane na podstawie wcześniej ustalonych reguł i strategii.

Zarządzanie wysyłkami: obejmuje procedury związane z przygotowywaniem zamówień do wysyłki do klientów, przekazywaniem towarów do innych magazynów lub organizowaniem zwrotów do dostawców. W skrócie ta funkcja dotyczy procesów związanych z wydawaniem towarów, które prowadzą do zmniejszenia stanu zapasów w magazynie. W ramach tej funkcji realizowane są takie działania jak kompletacja zamówień, wydawanie towarów w pełnych opakowaniach, łączenie zamówień czy przygotowywanie przesyłek do transportu.

Procesy związane z przyjmowaniem towaru w magazynie

W zakresie zarządzania magazynem, za pomocą systemu WMS, można wyróżnić trzy kluczowe etapy:

Odebranie towaru

W momencie, gdy artykuły nie są umieszczone na paletach, są one zbierane w różnorodnych pojemnikach. Następnie dokonuje się rejestracji ich charakterystyki oraz szczegółów logistycznych, po czym są one składowane w odpowiednim miejscu w magazynie. Istnieje też możliwość przyjmowania towarów już umieszczonych na paletach. W takim przypadku nie ma potrzeby dodatkowej konsolidacji, wystarczy jedynie potwierdzić szczegóły logistyczne i ilość dostarczonego towaru, a potem przechowywać go w odpowiednim miejscu. Istnieje również specyficzny proces przyjmowania towarów zwróconych. Chociaż jest on podobny do standardowego procesu przyjęcia, ma pewne unikalne cechy, takie jak możliwość tymczasowego zablokowania pewnej części towaru w celu przeprowadzenia kontroli jakości.

Pobranie informacji logistycznych

W trakcie procesu przyjęcia towaru zbierane są ważne dane, takie jak numer partii, data ważności, waga, temperatura czy numer seryjny produktu. Te informacje są istotne dla zapewnienia prawidłowej identyfikacji towarów w magazynie. Dodatkowo, szczegóły takie jak numer partii czy numer seryjny pomagają w późniejszym etapie w ustaleniu, jaki towar został dostarczony konkretnemu odbiorcy.

Etykietowanie

System WMS powinien umożliwiać generowanie etykiet z kodami kreskowymi dla wszystkich przechowywanych w magazynie kontenerów i produktów. Dzięki temu wszystkie operacje magazynowe są dokładnie monitorowane poprzez skanowanie kodów kreskowych, co minimalizuje ryzyko błędów i nieścisłości podczas manipulacji towarem. Etykietowanie produktów przyspiesza również procesy wydawania towarów z magazynu.

Warto dodać, że dokumentacja związana z przyjęciem towaru pozwala na generowanie raportów dotyczących terminowości dostaw oraz ewentualnych różnic między zamówionym a dostarczonym towarem. Skanowanie kodów kreskowych znacząco ułatwia identyfikację produktów.

Końcowym etapem działania systemu WMS jest przekazanie informacji do systemu ERP o zakończonym procesie przyjęcia towaru, wskazując dokładną ilość i rodzaj produktów, które trafiły do magazynu. Dzięki temu system ERP może sfinalizować wszelkie formalności związane z dostawcami.

Operacje związane z lokalizacją

Operacje te składają się z trzech głównych elementów: strategii lokalizacyjnych, techniki cross-docking oraz procesów uzupełniania i konsolidacji.

Strategie zarządzania lokalizacją

Chodzi o wyznaczanie odpowiednich miejsc w magazynie dla konkretnych produktów. Aby to osiągnąć, systemy magazynowe uwzględniają różne czynniki, takie jak częstotliwość obrotu produktami (kategorie A, B, C), rodzaj używanych pojemników do grupowania produktów, kategorie produktów, oznaczenia produktów jako materiały ryzykowne czy też potencjalne konflikty między różnymi produktami, a także ich fizyczne cechy i wymiary.

Technika „Cross-docking”

Dzięki tej technice minimalizuje się przemieszczanie produktów w magazynie. Gdy produkt, który jest częścią aktywnego zamówienia, trafia do magazynu, jest on kierowany bezpośrednio do strefy kompletacji zamiast do magazynu. Po skompletowaniu zamówienia, ewentualne nadwyżki są przechowywane w odpowiednim miejscu w magazynie.

Procesy uzupełniania i konsolidacji

Głównym celem tych procesów jest minimalizacja przemieszczania produktów w magazynie. Są one stosowane przed finalnym umiejscowieniem produktu w magazynie. W magazynach z miejscami do kompletacji, jeśli ilość produktu jest niewystarczająca, jest ona uzupełniana nowo dostarczonymi produktami. Dzięki temu zapewnia się odpowiedni poziom zapasów do realizacji zamówień. Następnie pozostałe produkty są przechowywane w odpowiednim miejscu.

Funkcje monitorowania stanu magazynowego

W trakcie zarządzania produktami w magazynie, systemy WMS muszą dostarczać dokładne i aktualne informacje na temat stanu zapasów. W celu osiągnięcia tego wykorzystuje się różne narzędzia.

Najbardziej podstawowym narzędziem jest graficzna mapa magazynu, która przedstawia rozmieszczenie produktów. Na tej mapie widać wszystkie miejsca oraz ich zawartość.

Kolejnym narzędziem jest zarządzanie lokalizacjami, które pozwala na dostęp i modyfikację informacji o konkretnych miejscach, takich jak ich typ, wymiary, właściwości czy przynależność do konkretnych stref magazynowych.

System WMS powinien również umożliwiać monitorowanie stanu zapasów, umożliwiając weryfikację i modyfikację informacji na temat produktów w kwarantannie, uszkodzonych, zaginionych czy zarezerwowanych.

Dodatkowo WMS może samodzielnie analizować i optymalizować zarządzanie stanem magazynowym. Przykładem jest analiza obrotu produktami, która pozwala na określenie optymalnej rotacji produktów i porównanie jej z aktualną rotacją.

Niezbędną funkcją jest również przeliczanie i inwentaryzacja, które umożliwiają dokładne sprawdzenie stanu zapasów w magazynie. W przypadku wykrycia różnic są one automatycznie raportowane do systemu ERP.

Wydawanie towarów

System magazynowy nie tylko zarządza procesem przyjmowania i lokalizowania produktów, ale także nadzoruje ich wydawanie. Kluczowe działania w tej fazie obejmują przygotowywanie produktów do wysyłki. W tym zakresie system umożliwia konsolidację zamówień i ich odpowiednie przyporządkowanie. To pozwala na skuteczne monitorowanie realizacji zamówień, w tym przypisania odpowiednich doków wysyłkowych, operatorów odpowiedzialnych za kompletację, a także strategii grupowania zamówień i określonych ram czasowych.

Podczas przygotowania, system magazynowy (WMS) oferuje zaawansowane zarządzanie operacjami, na przykład w trakcie kompletacji zamówień. W praktyce oznacza to, że system może wyznaczać optymalne trasy dla pracowników odpowiedzialnych za te zadania i wskazywać konkretne produkty do kompletacji.

Jednym z głównych atutów korzystania z WMS w zarządzaniu kompletacją jest zdolność systemu do optymalizacji tego procesu. Dzięki temu zadania są realizowane efektywnie, w krótszym czasie i z minimalizacją niepotrzebnych ruchów. Wszystko to, przestrzegając wytycznych zamówień przekazanych przez system ERP.

Etykietowanie produktów przed wysyłką to kolejny ważny krok, który umożliwia łatwą identyfikację paczek. To samo dotyczy dokumentacji wysyłek, co ułatwia tworzenie niezbędnych dokumentów, takich jak listy pakowania, dokumenty przewozowe czy raporty o ewentualnych nieścisłościach.

WMS nadzoruje również proces ładowania produktów do pojazdów, gwarantując jakość wysyłki i eliminując błędy, takie jak wysyłanie produktów do niewłaściwego odbiorcy.

W końcowej fazie system magazynowy może współpracować z systemem ERP, informując go o zakończeniu wysyłki. Dzięki temu menedżerowie mogą być na bieżąco informowani o ilości i rodzaju produktów wysłanych w ramach poszczególnych zamówień. Bazując na tych informacjach, system ERP może skuteczniej zarządzać relacjami z klientami.

Magazyny złożone

W świecie magazynowania coraz częściej spotykamy się z obiektami, które dzielą się na różnorodne sektory czy strefy. Przykładowo, w jednym miejscu możemy znaleźć strefę przeznaczoną do przechowywania palet, automatyczne silosy z układnicami, czy też karuzelowe magazyny poziome. Możliwości kombinacji tych stref są praktycznie nieograniczone, prowadząc do powstania skomplikowanych centrów magazynowych. Kluczową rolę odgrywa tutaj oprogramowanie magazynowe WMS, które musi zapewnić efektywne i zintegrowane zarządzanie tymi różnorodnymi obszarami, a także procesami takimi jak przyjęcie, lokalizacja czy wydanie towaru.

WMS powinno również umożliwiać efektywne zarządzanie procesem kompletacji zamówień, wykorzystując nowoczesne technologie, takie jak pick to light czy put to light. Dzięki nim proces kompletacji staje się bardziej płynny i szybszy. W branżach takich jak farmaceutyczna, technologie te okazują się niezwykle wartościowe.

Inną innowacyjną technologią, która przyspiesza proces kompletacji, jest voice picking, czyli kompletacja za pomocą komend głosowych. W tym systemie, sterowanym przez WMS, pracownik otrzymuje instrukcje głosowe i komunikuje się z systemem za pomocą mowy. To rozwiązanie daje większą swobodę w manipulacji towarami, które wymagają obsługi oburącz. Jest to szczególnie przydatne w magazynach z mrożonkami, gdzie komunikacja za pomocą tradycyjnych terminali w rękawicach bywa utrudniona, a efektywność pracy jest kluczowa ze względu na niskie temperatury.

Sprawdź również – Funkcje magazynu >>

Dodatkowe funkcje

System powinien nie tylko kontrolować procesy magazynowe, ale także optymalizować układanie produktów podczas kompletacji zamówień. Dzięki temu możliwe jest skuteczne przygotowywanie paczek z uwzględnieniem specyficznych wymagań, takich jak ciężar produktu.

Istnieją trzy dodatkowe aspekty, które są ważne dla pełnej integracji z innymi działami przedsiębiorstwa lub centrum dystrybucyjnego.

Pierwszy z nich dotyczy optymalizacji przepływu produktów – zarówno przy ich przyjmowaniu, jak i wysyłce do linii produkcyjnych. Dzięki temu procesy wewnętrzne stają się bardziej płynne i efektywne.

Kolejny aspekt to możliwość zarządzania różnymi magazynami za pośrednictwem jednego systemu WMS. Daje to przedsiębiorstwu możliwość jednolitego i spójnego nadzoru nad wszystkimi magazynami, co przekłada się na lepsze wykorzystanie zasobów i infrastruktury IT oraz ułatwia transfer produktów między różnymi lokalizacjami.

Na bardziej zaawansowanym poziomie mamy do czynienia z funkcją umożliwiającą zarządzanie wieloma jednostkami biznesowymi za pomocą jednego systemu WMS.

Chociaż oprogramowanie magazynowe WMS jest w stanie obsługiwać operacje w wielu magazynach, w pewnych sytuacjach może być potrzebne indywidualne podejście dostosowane do specyficznych potrzeb klienta. Nie wszystkie funkcje mogą być dostępne w standardowej wersji oprogramowania, dlatego ważne jest, aby system był elastyczny i mógł być dostosowywany do niestandardowych wymagań.

Sprawdź kolejną lekcję – Opakowania w magazynie >>

Źródło: Co to jest WMS?, www.mecalux.pl, [dostęp: 20.10.2023]