Jak założyć firmę spedycyjną

Pomyślałeś sobie „Moja własna firma spedycyjna, to brzmi dumnie” i postanowiłeś przejść od pomysłów do czynów? To się świetnie składa, bo przygotowaliśmy dla Ciebie znakomity przewodnik, po przeczytaniu którego, będziesz wiedzieć, jak założyć firmę spedycyjną w roku 2023.

Jak założyć firmę spedycyjną – od czego zacząć? 

Założenie własnej firmy spedycyjnej to poważne wyzwanie, które wymaga odpowiedniego planowania i zaangażowania. Praca spedytora to nie tylko standardowe 8 godzin dziennie, ale w tej branży również musisz być gotowy na ciągłe monitorowanie ładunków, czasem nawet w weekendy. Jeśli jesteś skrupulatny, cierpliwy, odpowiedzialny, lubisz podejmować wyzwania i świetnie radzisz sobie ze stresem, to ten biznes może być dla Ciebie idealny.  Na początek zastanów się, jakie usługi chcesz świadczyć w ramach swojej firmy spedycyjnej. Czy ma być połączona z transportem, czy koncentrować się wyłącznie na organizacji i wsparciu logistycznym przewozów. Ważnym krokiem, który musisz podjąć, jest badanie rynku, stworzenie biznesplanu oraz przeprowadzenie analizy w sposobie działania biznesu, w tym identyfikacja jej mocnych i słabych stron. 

Rejestracja firmy

Kolejnym krokiem jest zarejestrowanie firmy, co obejmuje:

• rejestrację działalności gospodarczej,
• wniosek o nadanie NIP i REGON (jeśli ich nie posiadasz),
• rejestrację jako podatnik VAT,
• zrealizowanie formalności w ZUS.

Rejestrację możesz przeprowadzić w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) lub KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) w zależności, od formy prowadzenia działalności, jaką wybierzesz.  Rejestracja firmy w CEIDG jest możliwa na 3 sposoby:

• podczas wizyty w urzędzie (urzędy miast lub gmin, urzędy dzielnicowe m.st. Warszawy, urzędy     miast na prawach powiatu),
• listownie (w dowolnym urzędzie miasta lub gminy),
• elektronicznie. 

Złożenie wniosku jest bezpłatne.  KRS to rejestr, w którym zarejestrujesz swoją działalność gospodarczą, jeżeli zdecydujesz się na jej prowadzenie w formie spółki handlowej. KRS daje możliwość rejestracji wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem:

•  Portalu Rejestrów Sądowych (jeśli umowa spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza),
• w systemie teleinformatycznym S24 (jeśli umowę spółki zawarto na wzorcu umowy udostępnionym w S24).

Koszty rejestracji:  Jeśli umowa została zawarta u notariusza: 500 zł – opłata sądowa za wpis, 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (tylko, jeśli wniosek składa pełnomocnik), Jeśli umowa została zawarta za pośrednictwem systemu S24: 250 zł – opłata sądowa za wpis 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (tylko, jeśli wniosek składa pełnomocnik).

Certyfikaty i licencje

Ważnym elementem jest również uzyskanie odpowiednich certyfikatów i licencji, które są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. 

Certyfikat kompetencji zawodowych

Certyfikat kompetencji zawodowych to dokument, który pozwoli Ci uzyskać licencję spedycyjną. Jest on potwierdzeniem Twoich kwalifikacji oraz wiedzy w zakresie transportu drogowego. Taki dokument musi posiadać jedna z osób zarządzających w firmie. Kierowca nie musi posiadać certyfikatu.  Egzaminy możesz zdać w wybranych miastach w Polsce, które są przeprowadzane przez Instytut Transportu Samochodowego. O terminie, miejscu i zakresie egzaminu Instytut powiadomi Cię pisemnie. 

Licencja spedycyjna 

Kolejnym dokumentem, jaki potrzebujesz, jest licencja spedycyjna. Możesz ją uzyskać w Starostwie lub Urzędzie Miasta. Licencja jest obowiązkowa i umożliwi Ci pośrednictwo w przewozie towarów. Bez niej nie będzie to możliwe. Żeby prowadzić firmę, taki dokument musi posiadać przynajmniej jedna z osób zarządzających w firmie.  Aby otrzymać licencję spedycyjną, najpierw musisz złożyć kilka dokumentów:  

• wniosek o udzielenie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy,
• oświadczenie osoby zarządzającej transportem o pełnieniu roli zarządzającego transportem drogowym w przedsiębiorstwie,
• certyfikat kompetencji zawodowych w drogowym transporcie rzeczy/osób,
• oświadczenie o spełnianiu wymogu dobrej reputacji,
• dokumenty potwierdzające spełnienie warunków dotyczących odpowiedniej sytuacji finansowej, o których mowa w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym,
• dowód wniesienia opłaty,
• pełnomocnictwo w sprawach administracyjnych, wraz z potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo, jeżeli dokumenty składa w Twoim imieniu upoważniona osoba.

Wszystkie dostępne dokumenty znajdują się na stronie: https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1601 Następnie Urząd po weryfikacji dokumentów, przekaże decyzję odnośnie udzielenia licencji w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy.  Licencję otrzymasz na czas określony i opłata jest zależna od okresu, na jaki ma zostać wydana:  od 2 do 15 lat – 800 zł od 15 do 30 lat – 900 zł od 30 do 50 lat – 1000 zł.

Wymagania finansowe do licencji 

Zdobycie wszystkich zezwoleń i zdanie egzaminów to jednak nie wszystko, aby założyć firmę spedycyjną. Jeszcze musisz posiadać dość spore zabezpieczenie finansowe w wysokości 50 tysięcy Euro, które możesz mieć w postaci:

• gotówki
• nieruchomości,
• majątku o takiej wartości, 
• poręczenia bankowego, 
• akcji lub papierów wartościowych.

Warto pamiętać, że w transporcie termin płatności za daną usługę wynosi nawet do 60 dni i z tego względu należy mieć zabezpieczenie w postaci ciągłości finansowej. 

Zaświadczenia

Dodatkowo potrzebne jest zaświadczenie o niekaralności dla Ciebie i Twoich pracowników.  

Dodatkowe dokumenty

Ubezpieczenie Bardzo ważnym dokumentem, jaki należy posiadać jest oczywiście OCS, czyli ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej spedytora, które nie jest obowiązkowe, jednak warto z takiego ubezpieczenia skorzystać, ponieważ nigdy nie wiesz, co może się wydarzyć. Jesteśmy tylko ludźmi i błędy mogą się pojawić podczas przygotowania transportu, dokumentacji lub szkoda może być spowodowana przez podwykonawcę. Brak takiego dokumentu może narazić Cię na duże straty. Jeśli chodzi o cenę ubezpieczenia, to podstawowe zaczyna się już od kilkuset złotych, w zależności co dana polisa będzie zawierać. W zależności od specyfiki waszej działalności przy zakupie ubezpieczenia OC warto sprawdzić możliwość dokupienia odpowiednich klauzul dodatkowych.

Zgłoszenie płatnika VAT

Firmę należy zarejestrować jako płatnik podatku VAT. Taki wniosek możesz złożyć przez formularz VAT-R. 

Rejestracja firmy i co dalej?

Giełdy transportowe Gdy już wszystkie formalności zostaną dopełnione, warto zastanowić się, jak zdobyć klientów i wyróżnić swoją firmę na rynku. Giełdy transportowe są popularnym sposobem na nawiązywanie współpracy i pozyskaniem nowych klientów. Jest wiele dostępnych Platform na rynku i warto dokładnie przeanalizować ofertę każdej z nich i zastanowić się, która będzie najbardziej odpowiednia do Twoich potrzeb. Dodatkowo warto zapoznać się z warunkami,  jakie musisz spełnić jeśli zdecydujesz się na korzystanie z Platformy,  ponieważ często wymagają  stażu działania na rynku lub potwierdzenie współpracy referencjami.  Więcej na ten temat znajdziesz w lekcji – Platformy do zarządzania transportem zintegrowane z giełdami ładunków z perspektywy spedytora >> Relacja z przewoźnikiem Jednak giełda transportowa to nie wszystko. Bardzo ważne jest zadbanie o dobre relacje z przewoźnikami, żeby zbudować swoją bazę kontaktów, której podstawą jest dobra komunikacja i szacunek dla drugiej osoby. Warto zawsze poinformować drugą stronę o przebiegu współpracy, czy jesteśmy zadowoleni, czy należy coś poprawić, aby skutecznie wyeliminować wszelkie nieścisłości i nieporozumienia. Nawiązując współpracę obie strony, mają do siebie zaufanie. Spedytor, wierzy, że towar dojedzie bezpiecznie do klienta, a przewoźnik ma zaufanie, że otrzyma terminową płatność za wykonaną usługę. Gdy już zdobędziesz bazę zaufanych przewoźników, w sytuacjach awaryjnych  zawsze będziesz mógł się zwrócić o pomoc, jeśli będzie taka potrzeba.  Czy warto założyć firmę spedycyjną? Jak widzisz, założenie firmy spedycyjnej jest to wymagające zadanie, które wymaga odpowiednich uprawnień i kapitału. Warto pamiętać, że branża spedycyjna jest dynamiczna i dużo się dzieje. Ważne jest, żebyś pamiętał o planowaniu pracy, elastyczności i umiejętnościach zarządzania w trudnych sytuacjach. Bardzo ważne jest nawiązanie stałych kontaktów z klientami, dbanie o świadczenie wysokiej jakości usług, a na pewno przełoży się to na dobrze rozwijającą się firmę. Jeśli jesteś gotów podjąć to wyzwanie, taka praca może przynieść Ci dużo satysfakcji oraz spory dochód.  Sprawdź kolejną lekcję – Transport intermodalny >> Przypisy:  Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy, Licencja na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy, https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1601 [dostęp: 10.07.2023]. Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy, Przewoźnik drogowy – uzyskanie certyfikatu kompetencji zawodowych w drogowym transporcie osób/rzeczy, https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1599 [10.07.2023]. Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy, Zarejestruj działalność gospodarczą w CEIDG, https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/736 [dostęp:10.07.2023] Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy, Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Krajowym Rejestrze Sądowym, https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1503 [dostęp: 10.07.2023].