Spedycja i rola spedytora w obsłudze logistycznej współczesnych łańcuchów dostaw

Spedycja i rola spedytora w nowoczesnych łańcuchach dostaw

Rozwój gospodarki i globalizacja wymagają od przedsiębiorstw coraz skuteczniejszego zarządzania swoimi procesami logistycznymi. Centralnym elementem tego zarządzania jest spedycja, czyli kompleksowe organizowanie procesu transportu towarów. Kluczową postacią w tym procesie jest spedytor, który pełni funkcję koordynatora pomiędzy wieloma uczestnikami łańcucha dostaw.

Po przeczytaniu tego artykułu uczestnicy kursu zrozumieją podstawowe definicje związane ze spedycją oraz funkcją spedytora. Spedycja to nie tylko transport, ale całościowe planowanie, organizowanie oraz nadzór nad procesem przewozu towarów. Spedytor natomiast to osoba lub firma odpowiedzialna za organizowanie i koordynowanie tego procesu.

Za każdym ruchem towaru, za każdą dostawą, która dociera do naszych drzwi czy zakładów produkcyjnych, stoi skomplikowany proces organizacyjny i logistyczny. Jednym z głównych graczy w tym procesie jest spedytor – specjalista, który koordynuje przenoszenie towarów od punktu A do punktu B. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej roli spedytora oraz kluczowym zagadnieniom spedycji w łańcuchach dostaw.

Spedycja: kluczowe pojęcia, kryteria klasyfikacji oraz zakres odpowiedzialności

Różnorodność definicji pojęcia spedycji spotykana w literaturze ekonomicznej i prawniczej jest dowodem na to, że interpretacja tego terminu zależy w dużej mierze od kontekstu, w jakim jest używany.

Gdy przyglądamy się różnym definicjom spedycji, można zauważyć, że część z nich koncentruje się bardziej na stronie podmiotowej spedycji. Takie definicje skupiają się na odpowiedzi na pytanie: „Kim jest podmiot, który zajmuje się spedycją i na jakich warunkach ją realizuje?”.

Definicje skoncentrowane na aspekcie podmiotowym spedycji zazwyczaj podkreślają formalne i prawne relacje między spedytorem a jego klientem. Z kolei te drugie, koncentrujące się na aspekcie przedmiotowym, eksponują przede wszystkim organizacyjno-ekonomiczne elementy usługi spedycyjnej.

Jeszcze są spedycje cyfrowe i o tym dowiesz się wiecej z artykułu – Czym są cyfrowe spedycje >>

SPEDYCJA

Jest to zorganizowane przemieszczenie ładunków przy zastosowaniu odpowiednio dobranych środków transportu i sposobu przewozu, w wyniku czego następuje przesłanie ładunku od dostawcy do odbiorcy. Przy najszerszej interpretacji zakresu działalności spedycyjnej można przyjąć, że: spedycja obejmuje wszystkie czynności potrzebne do bezpiecznego, terminowego i ekonomicznego przesiania ładunków, z wyjątkiem przewozu, odpowiednio dobranym środkiem transportu.

USŁUGA SPEDYCYJNA

Pojęcie usługa spedycyjna należy wiązać z rynkową, zarobkową działalnością przedsiębiorstwa spedycyjnego wykonywaną na zlecenie. Podejście takie ma swoje uzasadnienie w ekonomii, i w prawie, gdyż pojęcie „usługa” to czynność wykonywana dla każdego innego niż sam jej wytwórca.

Warto zwrócić uwagę na różnicę pomiędzy „działalnością spedycyjną” a „usługą spedycyjną”. Pierwsze pojęcie odnosi się do ogólnego charakteru pracy w tej dziedzinie, podczas gdy drugie koncentruje się na konkretnym efekcie działania firmy spedycyjnej, oferowanym komercyjnie na rzecz innego podmiotu gospodarczego.3

Niezmiernie istotne jest również zwrócenie uwagi na klasyfikację spedycji. Można ją przeprowadzić według wielu różnych kryteriów.

Źródło: opracowanie własne na podstawie J. Marzec, Niektóre teoretyczne problemy spedycji krajowej, ITS, Warszawa 1996, s.28.

Specyfika działalności spedycyjnej – podział i charakterystyka czynności

Działalność spedycyjna to niezwykle złożony obszar, który dotyczy organizacji i realizacji różnorodnych zadań związanych z przewozem towarów. Aby głębiej zrozumieć jej naturę, warto przyjrzeć się kluczowym czynnościom wykonywanym przez spedytorów.

Dzielimy na [4]: 

1. Spedycja właściwa.
2. Czynności organizowane przez spedytora.

• przyjmowanie zleceń spedycyjnych,
• udzielanie porad związanych z procesami spedycyjnymi,
• wybór środków transportu,
• zawieranie umów o przewóz,
• ubezpieczenie przesyłki,
• sporządzanie dokumentacji transportowej,
• odbiór przesyłki od nadawcy,
• przygotowanie przesyłki do przewozu,
• nadanie przesyłki na środek transportu wraz z dokumentacją transportową,
• odbiór przesyłki ze środka transportowego oraz właściwej dokumentacji,
• odprawa celna, przekazanie przesyłki odbiorcy.

CZYNNOŚCI ORGANIZOWANE PRZEZ SPEDYTORA

Czynności przemieszczania np. dowozu, odwozu przesyłki, wyładowaniu, przeładunku przesyłki 

Czynności dodatkowe np. składowanie przesyłki, podjęcie należności za dostarczoną przesyłkę sprzedaż przesyłki

Rola spedytora w procesie logistycznym

W tradycyjnym ujęciu funkcji logistycznych, spedytor postrzegany był głównie jako specjalista od czystej spedycji. W jego zakres obowiązków wchodziło zarządzanie procesem transportu różnorodnych produktów – począwszy od surowców, poprzez materiały, a na gotowych wyrobach kończąc. Zarówno od dostawców, jak i dla klientów.

Spedytor, dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, gwarantował nie tylko bezpieczeństwo transportowanych towarów, ale także ich terminowy dostarczanie. Jego zdolność do negocjacji pozwalała uzyskać korzystne stawki przewozowe, a także nawiązać solidne relacje z przewoźnikami, dysponującymi odpowiednim taborem dla różnorodnych ładunków.

Jednakże rola spedytora nie ograniczała się wyłącznie do funkcji pośredniczącej między dostawcami a firmami transportowymi. Swoją ekspertyzę wykorzystywał również w doradztwie oraz w poradnictwie spedycyjnym. Z kolei zleceniodawcy usług spedycyjnych zajmowali się bardziej złożonymi procesami logistycznymi, takimi jak: dystrybucja, pakowanie, konfekcjonowanie, magazynowanie, planowanie wysyłek i nadzorowanie ich realizacji.

Parafrazując najczęściej spotykaną definicję spedytora możemy powiedzieć, że „jest przedsiębiorcą, który zobowiązuje się za wynagrodzeniem w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do wysłania lub odbioru przesyłki albo do dokonania innych usług związanych z jej przewozem, działając w imieniu własnym bądź też w imieniu swego zleceniodawcy”6. Dodatkowo można powiedzieć nie będzie spedytorem przedsiębiorca, który zajmuje się organizacją przewozu osób, albowiem czynności spedycyjne ograniczone są do usług związanych z transportem towarów.

W polskim prawie regulacje dotyczące działalności spedytora znajdują się w Kodeksie cywilnym, ustawa z dnia 23.04.1964 r. (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Zakres obowiązków spedytora w Kodeksie cywilnym (k.c.) określają artykuły od 794 – 804. Przepisy te dotyczą spedycji krajowej jak i międzynarodowej. Jeśli przepisy te nie dają wyczerpujących odpowiedzi na pytania dotyczące spedycji, wówczas odpowiednio stosuje się przepisy o umowie zlecenia7. 

Spedytor pełni rolę koordynatora oraz organizatora procesów spedycyjnych. Działa on w imieniu i na rzecz klienta (zleceniodawcy), bazując na podstawie przyjętej umowy spedycji. Odpowiada za monitorowanie i koordynację całego procesu spedycyjnego, informując klienta o postępach realizacji, co jednocześnie wiąże się z logistyczną obsługą tegoż klienta.

Obecnie, spedytorzy na rynku, pełniąc rolę organizatorów przewozów ładunkowych, często rozszerzają zakres swojej działalności, wykraczając poza tradycyjnie pojmowane obowiązki.

Prawidłowa obsługa klienta przez spedytora powinna uwzględniać różne elementy tej obsługi. Te elementy, często określane jako cechy, są powiązane z różnorodnymi potrzebami klientów. W związku z tym ich rodzaje oraz przyznawana im wartość mogą różnić się w zależności od takich czynników jak: segment rynku, rodzaj dostarczanych produktów i usług, skala organizacji dostaw oraz poziom konkurencyjności na danym rynku.

Poniżej najważniejsze elementy, które składają się na doskonałą obsługę klienta w kontekście dostaw:

1. Czas dostawy: szybka i punktualna dostawa jest kluczem do zadowolenia klienta. Klienci nie lubią czekać, a opóźnienia mogą wpłynąć na ich decyzje zakupowe w przyszłości.
2. Dostępność produktów z zapasu: aby spełnić obietnice dotyczące czasu dostawy, firmy muszą dbać o odpowiednią dostępność produktów w magazynie. Brak produktów może prowadzić do frustracji klientów.
3. Elastyczność dostaw: możliwość dostosowywania się do indywidualnych potrzeb i oczekiwań klienta jest kluczowa. Czy to przez oferowanie różnych opcji przesyłki, czy poprzez elastyczne harmonogramy dostaw.
4. Częstotliwość dostaw: dla niektórych klientów regularne dostawy są kluczem. Dostarczanie towarów w odpowiednich odstępach czasu może zwiększyć lojalność klienta.
5. Niezawodność dostaw: klienci muszą wiedzieć, że mogą polegać na firmie. Niezawodność w dostawach buduje zaufanie i powoduje, że klienci wracają.
6. Kompletność dostaw: dostarczenie wszystkich zamówionych przedmiotów w jednej przesyłce jest ważne. Brakujące elementy mogą prowadzić do niezadowolenia klienta.
7. Dokładność dostaw: błędy w dostawach mogą kosztować firmę i klienta czas i pieniądze. Dostarczanie dokładnie tego, co zostało zamówione, jest kluczowe.
8. Dogodność składania zamówień: proces składania zamówienia powinien być prosty i intuicyjny. Kiedy klientom łatwo jest złożyć zamówienie, mają większą szansę na powrót do firmy w przyszłości.
9. Porządek w dokumentacji dokumentacji: jasne i przejrzyste dokumenty, takie jak faktury czy potwierdzenia zamówienia, ułatwiają klientom proces zakupowy oraz ewentualne późniejsze reklamacje.

Elementy logistycznej obsługi klienta można podzielić na trzy kluczowe kategorie: przedtransakcyjne, transakcyjne oraz potransakcyjne.10  Każda z tych kategorii odgrywa kluczową rolę w procesie obsługi klienta, a pominięcie jakiejkolwiek z nich może prowadzić do poważnych konsekwencji dla działania przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorstwa często stawiają spedytorom różnorodne wymagania, które mogą różnić się w zależności od gałęzi transportu czy używanych środków transportu. Niemniej jednak, można wyróżnić pięć kluczowych elementów.

Cechy spedytora

Dobry spedytor powinien odznaczać się następującymi cechami (kolejność występowania dowolna) i są to:

• Elastyczność
• Dyspozycyjność
• Niezawodność
• Dobra organizacja czasu
• Komunikatywność
• Umiejętności analityczne

Opierając się na wymienionych kryteriach, możemy wyciągnąć pewne wnioski na temat tego, jak „idealny” spedytor powinien wyglądać w percepcji zleceniodawców.

Po pierwsze, „idealny” spedytor to osoba lub firma, która potrafi efektywnie dostarczać towary od dostawców do klientów. Kluczowe w tym jest to, by robić to w jak najkrótszym możliwym czasie, oferując jednocześnie atrakcyjne ceny. 

Jednak niska cena nie jest jedynym kryterium – równie ważne są niezawodność i elastyczność w dostawach. Zmienne warunki biznesowe, niespodziewane okoliczności czy nagłe potrzeby zleceniodawcy mogą wymagać szybkich zmian w planach. Właśnie dlatego elastyczność, czyli zdolność do dostosowywania się do nowych sytuacji, jest tak ważna w tej branży.

Poza samym procesem dostarczania towarów, istotna jest także komunikacja. Zleceniodawcy cenią sobie łatwy dostęp do informacji dotyczących ich przesyłek. Dlatego idealny spedytor powinien zapewniać przejrzystość w działaniach oraz szybki dostęp do swoich pracowników obsługujących danego klienta.

Kolejnym ważnym aspektem jest zdolność do podejmowania decyzji w każdej sytuacji i miejscu. Może to dotyczyć zmiany środka transportu, czasu rozpoczęcia przewozu czy innych istotnych elementów logistyki. Takie decyzje muszą być podejmowane szybko, ale jednocześnie z uwzględnieniem wszystkich okoliczności.[14]

Niewątpliwie istotne jest, że spedytor, by efektywnie i prawidłowo obsługiwać klienta, korzysta z nowoczesnych narzędzi i technologii informatycznych. Mogą to być technologie wspierające zarządzanie relacjami z klientami, takie jak CRM (Customer Relationship Management), czy elektroniczne giełdy transportowe dedykowane do nawiązywania relacji partnerskich, wyszukiwania ofert dotyczących wolnych przestrzeni ładunkowych czy konkretnych ładunków, które wspierają spedytorów w realizacji zadań spedycyjnych.

Dodatkowo, efektywna organizacja i realizacja procesu spedycyjnego, zarówno krajowego jak i międzynarodowego, wymaga od spedytora dogłębnej wiedzy w zakresie obowiązujących i fakultatywnych aktów prawnych (rys. 2.2. przedstawia przykładowe akty prawne stosowane w spedycji). Może to dotyczyć, na przykład, restrykcji prawnych związanych z wymaganą dokumentacją dla danego procesu spedycyjnego. Spedytor musi nie tylko wykazać się odpowiednią starannością w świadczonych usługach, ale przede wszystkim działać zgodnie z literą prawa [15].

PRZYKŁADOWE AKTY PRAWNE OBLIGATORYJNE

Akty krajowe i międzynarodowe: stanowy, rozporządzenia, konwencja itp.

Ustawa Kodeksu cywilnego z dnia 23.04. 1964 г. (Dz. U, nr 16, poz. 93 z pozn. am.). Ustawa z dnia 20,06, 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (DZ. U. z 2005 c. nr 108, poz. 908 z póán, zm.)
Konwencia celna dotyczaca miedzynarodowego przewozu towardw z eastosowaniem karnetow TIR (Konwencia TIR) wrazz Protokolem, sporzadzona w genewie dnia 15 stycznia 1959 г.
Umowa „ADR” • umoia europejska dotyczaca miedzynarodowego przewozu drogowego towardw niebezpiecznych (ADR)

Dowiedz się więcej – Jak zostać spedytorem w Polsce >>

PRZEPISY FAKULTATYWNE

OPWS (np. OPWS z 2010)
INCOTERMS (np. INCOTERMS 2010)
Combiterms

W literaturze dotyczącej specyfiki pracy spedytora, często nazywa się go „architektem transportu”. Analogicznie do architekta, który uwzględniając uwarunkowania terenu, otoczenia oraz oczekiwania klienta, analizuje sytuację w celu znalezienia najkorzystniejszego rozwiązania – spedytor, dysponując informacjami o towarze i wymaganiach zleceniodawcy, dokonuje analiz, by zorganizować optymalny transport dla danego zlecenia.16  W kontekście narastającej konkurencji, globalizacji działalności przedsiębiorstw oraz poszukiwań możliwości redukcji kosztów, rola spedytorów w procesie wsparcia logistycznego zyskała na znaczeniu. Skupiają się oni coraz bardziej na oferowaniu kompleksowych rozwiązań i usług w globalnych łańcuchach dostaw [17].

*3 T. Szczepaniak, Transport i spedycja w handlu zagranicznym, PWE, Warszawa 2002, s. 284

*4 J. Marzec, Spedycja lądowa, WKiŁ, Warszawa 1979, s. 20–24.

*5 D. Marciniak-Neider, J. Neider (red.), Podręcznik spedytora, Tom 2, PISIL, Gdynia 2011, s. 621.

*6 Tamże s. 45. 

*7 Transport i spedycja w handlu zagranicznym, praca zbiorowa pod red. T. Szczepaniaka, PWE, Warszawa 2002, s. 298-299.

*8 J. Rzęśny-Cieplińska , Organizatorzy transportu w kształtowaniu ładu przestrzennego gospodarki, Wydawnictwo UG,

*9 I. Wasielewska-Marszałkowska, Spedycja we współczesnych łańcuchach dostaw, CeDeWu, Warszawa 2014, s. 81.

*10 D. Marciniak-Neider, J. Neider (red.), Podręcznik spedytora, Tom 2, PISIL, Gdynia 2011 s. 613.

*11 Cytat z: D. Kempny, Logistyczna obsługa klienta, PWE, Warszawa 2001, s. 19 i dalsze. (czytaj szerzej)

*12 I. Wasielewska-Marszałkowska, Spedycja we współczesnych łańcuchach dostaw, CeDeWu, Warszawa 2014, s. 72-83.

*13 M. Ciesielski (red.), Logistyka w biznesie PWE, Warszawa 2006, s. 134.

*14 Podręcznik Spedytora, red. D. Marciniak-Neider, J. Neider, PISIL, Gdynia 2011 s. 613.

*15 Czytaj szerzej w: I. Wasielewska-Marszałkowska, Prawno-gospodarcze funkcje dokumentów przewozowych w procesie transportowym, Roczniki Naukowe WSB w Toruniu, s. 403-416.

*16 Spedytora często nazywa się również powiernikiem, pomocnikiem, adwokatem klienta (zleceniodawcy), rzecznik interesów jego ładunku w: T. Szczepaniak, Transport i spedycja w handlu zagranicznym, PWE, Warszawa 2002, s. 287-286.

*17 D. Marciniak-Neider, J. Neider (red.), Podręcznik spedytora, Tom 2, PISIL, Gdynia 2011, s. 621, czytaj szerzej w: I. Wasielewska-Marszałkowska, Directions of development of new forms of realization of logistics functions by forwarding (freight forwarders) in modern supply chains (artykuł w druku).

Literatura:

Chaberek, Makro– i mikroekonomiczne aspekty wsparcia logistycznego, Wyd. UG, Gdańsk 2002 M. Ciesielski (red.), Logistyka w biznesie PWE, Warszawa 2006

Kempny, Logistyczna obsługa klienta, PWE, Warszawa 2001

Marciniak-Neider, J. Neider (red.), Podręcznik spedytora, Tom 2, PISIL, Gdynia 2011

Rzęśny-Cieplińska, Organizatorzy transportu w kształtowaniu ładu przestrzennego gospodarki, Wyd. UG, Gdańsk 2013,

Szczepaniak (red.), Transport międzynarodowy, PWE, Warszawa 1996

Szczepaniak, (red.) Transport i spedycja w handlu zagranicznym, PWE, Warszawa 2002

Wasielewska-Marszałkowska, Spedycja we współczesnych łańcuchach dostaw, CeDeWu, Warszawa 2014