Co powinien wiedzieć spedytor

Uczestnicy kursu po zapoznaniu się z artykułem będą potrafili odpowiedzieć na podstawowe pytania odnoszące się do definiowania pojęcia spedycja i spedytor. Będą potrafili także zaprezentować najczęściej spotykane kryteria podziału spedycji, jak również będą umieli scharakteryzować czynności wykonywane i organizowane w procesach spedycyjnych. Uczestnicy będą potrafili wskazać oczekiwane z punktu widzenia zleceniodawcy (klienta spedytora) cechy „idealnego” spedytora.

Sprawna organizacja procesów transportowych przewożonych ładunków wiąże się koniecznością dokonywania wielu czynności, tak by właściwy zasób, we właściwym miejscu, czasie i we właściwej ilości i po właściwym koszcie (cenie) (5W) został dostarczony do klienta (zleceniodawcy spedytora). Kluczowe zatem zdaje się być rozszerzenie zagadnień związanych ze spedycją, spedytorem oraz czynnościami spedycyjnymi organizowanymi w łańcuchach dostaw¹.

Celem artykułu jest przybliżenie fundamentalnych zagadnień związanych ze spedycją oraz spedytorem jako organizatorem i realizatorem funkcji obsługowo–logistycznych w łańcuchach dostaw. Poruszone treści nie wyczerpują w pełni obszernego zakresu poruszanej problematyki. Uwypuklają złożoność procesów spedycyjnych, tym samym związanych z nimi szeregu czynności realizowanych w procesach transportowo-spedycyjnych, stanowić mają o ich praktycznej użyteczności, jak również zachęcić do dalszego studiowania literatury.

SPEDYCJA – PODSTAWOWE POJĘCIA, KRYTERIA PODZIAŁU SPEDYCJI, ZAKRES CZYNNOŚCI REALIZOWANYCH W SPEDYCJI 

Definicje i pojęcia spedycji, spedytora spotykane w literaturze ekonomicznej jak i prawniczej, prezentują różne wersje pojmowania i definiowania tych pojęć. Z analizy różnych definicji spedycji² spotykanych w literaturze wynika, że niektóre akcentują bardziej podmiotową stronę istoty spedycji, rozważając kwestię, kim jest podmiot zajmujący się spedycją i na jakich warunkach ją wykonuje, inne natomiast bardziej podkreślają problem przedmiotu działalności spedycyjnej, jej zakres i elementy składowe. Pierwsza grupa definicji zwraca bardziej uwagę na stosunki formalnoprawne łączące spedytora ze zleceniodawcą, te drugie eksponują organizacyjno-ekonomiczną stronę usługi spedycyjnej. Poniższa tabela prezentuje definicję spedycji w ujęciu praktycznym, z uwzględnieniem definiowania pojęcia usługi spedycyjnej.

DEFINIOWANE POJĘCIA SPEDYCJA ORAZ USŁUGA SPEDYCYJNA

Rys. 1.1. Źródło: opracowanie własne na podstawie: T. Szczepaniak (red.), Transport międzynarodowy, PWE, Warszawa 1996, s. 301-302. oraz T. Szczepaniak, Transport i spedycja w handlu zagranicznym, PWE, Warszawa 2002, s. 284.

Potocznie pojęcia spedycja i usługa spedycyjna używane są zamiennie. Należy rozróżniać jednak „działalność spedycyjną” w ogóle od „usługi spedycyjnej” rozumianej jako przedmiot i efekt działalności przedsiębiorstwa spedycyjnego, świadczonej odpłatnie i na zlecenie odrębnego podmiotu gospodarczego³.

Ważne wydaje się podkreślenie klasyfikacji spedycji, której dokonać można według różnych kryteriów.

KRYTERIA PODZIAŁU SPEDYCJI

Źródło: opracowanie własne na podstawie J. Marzec, Niektóre teoretyczne problemy spedycji krajowej, ITS, Warszawa 1996, s.28.

*1 5W – cele logistyki 5W wg. Prof. zw. dr hab. Mirosława Chaberka; oznacza: właściwe zasoby, we właściwym miejscu, we właściwym czasie, we właściwej ilości, po właściwym koszcie (cenie), postulat właściwa jakość zawiera się w celu właściwe zasoby, szerzej w artykule M. Chaberek, Logistyczne aspekty bezpieczeństwa, ZN UG, Nr 56, Modelowanie procesów i systemów logistycznych cz. XIV, Wyd. UG, Gdańsk 2015, s.284. 

Rozpatrując zakres czynności wykonywanych w działalności spedycyjnej, należy podkreślić, iż obejmuje on ustalone czynności, które umownie dzieli się na⁴:

1. czynności wykonywane przez spedytora zwane spedycją właściwą (spedycja czysta),
2. czynności organizowane przez spedytora.

Podział oraz przykładowe czynności zaprezentowane zostały poniżej.

ZAKRES CZYNNOŚCI W DZIAŁALNOŚCI SPEDYCYJNEJ

Źródło: opracowanie własne na podstawie Marzec J., Spedycja lądowa. Warszawa: WKiŁ, 1979, s. 20–24.

SPEDYTOR W OBSŁUDZE LOGISTYCZNEJ ŁAŃCUCHÓW DOSTAW

Historycznie spedytor realizował tę część procesu wsparcia logistycznego, która dotyczyła czystej spedycji, a zatem wszelkich czynności niezbędnych w zarządzaniu transportem surowców, materiałów, wyrobów gotowych od dostawcy do klienta. Zadaniem spedytora było dbanie o bezpieczeństwo, terminowość realizowanego procesu spedycyjnego, a także wynegocjowanie stawki oraz nawiązanie współpracy z przewoźnikami dysponującymi odpowiednimi środkami transportowymi, pozwalającymi na realizację procesów transportowych dla danego ładunku.

Spedytor pełnił rolę pośrednika pomiędzy dysponentami ładunków a przedsiębiorstwami transportowymi realizującymi usługi przewozu. Jego rola zaczynała się od doradztwa i poradnictwa spedycyjnego. Zleceniodawca usługi spedycyjnej realizował natomiast wszelkie pozostałe czynności, włączając w to dystrybucję, pakowanie, konfekcjonowanie, magazynowanie, planowanie czasu wysyłki i odbioru oraz nadzór nad każdym indywidualnym procesem przewozowym. Zleceniodawca w pełni zabezpieczał niezbędne elementy systemu logistycznego takie jak: magazyn, system informatyczny, czy harmonogram wysyłek⁵.

Zatem spedytor „jest przedsiębiorcą, który zobowiązuje się za wynagrodzeniem w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do wysłania lub odbioru przesyłki albo do dokonania innych usług związanych z jej przewozem, działając w imieniu własnym bądź też w imieniu swego zleceniodawcy”⁶. Warto zwrócić uwagę, iż „nie będzie spedytorem przedsiębiorca, który zajmuje się organizacją przewozu osób, albowiem czynności spedycyjne ograniczone są do usług związanych z transportem towarów”.

*4 J. Marzec, Spedycja lądowa, WKiŁ, Warszawa 1979, s. 20–24.
*5 D. Marciniak-Neider, J. Neider (red.), Podręcznik spedytora, Tom 2, PISIL, Gdynia 2011, s. 621.
*6 Tamże s. 45.

W polskich przepisach regulacje prawne dotyczące działalności spedytora zawiera Kodeks cywilny, Ustawa z dnia 23.04.1964 r. (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Zakres umowy spedycji, obowiązków spedytora w kodeksie cywilnym (k.c.), obejmują artykuły od 794 – 804. Przepisy te dotyczą zarówno spedycji krajowej jak i międzynarodowej. W przypadku gdy te przepisy nie wyczerpują odpowiedzi na zakres pytań dotyczących spedycji, „to stosuje się odpowiednio przepisy o umowie zlecenia⁷.

Posłuchaj o odpowiedzialności spedytora wynikającej z Kodeksu cywilnego.

SPEDYTOR jest koordynatorem, organizatorem procesów spedycyjnych. Spedytor podejmuje działania w imieniu i na rzecz klienta (zleceniodawcy) zgodnie z przyjętym zleceniem/umową spedycji. Monitoruje i koordynuje przebieg procesu spedycyjnego, informując klienta (zleceniodawcę spedytora) o kolejnych etapach realizacji procesu, realizując tym samym czynności związane z logistyczną obsługą klienta.

Działający na rynku w roli organizatora przewozów ładunkowych spedytor, coraz częściej wykonując wszystkie czynności związane z logistyczną obsługą klientów, wykracza poza swoje tradycyjne zadania⁸.

Spedytor we właściwej obsłudze klienta powinien uwzględniać elementy obsługi klienta. Elementy obsługi – nazywane również cechami – są kojarzone ze zróżnicowanymi potrzebami klientów i dlatego ich rodzaje oraz przypisywana im ranga zmieniają się w zależności od segmentu rynku, rodzaju dostarczanych dóbr i usług (branży przemysłu, sektora gospodarki), skali systemu organizacji dostaw (tradycyjny system dystrybucji fizycznej, system logistyczny, łańcuch dostaw, organizacja sieciowa) i nasilenia konkurencyjności⁹.

Do najważniejszych elementów obsługi klienta należą:

• czas dostaw,
• dostępność produktów z zapasu,
• elastyczność dostaw,
• częstotliwość dostaw,
• niezawodność dostaw,
• kompletność dostaw,
• dokładność dostaw,
• dogodność składania zamówień.
• dogodność dokumentacji wymaganej przy składaniu zamówień.

Wszystkie elementy logistycznej obsługi klienta umownie dzieli się na elementy przedtransakcyjne, transakcyjne i potransakcyjne¹⁰. Pominięcie którejkolwiek grupy może spowodować poważne konsekwencje dla przedsiębiorstwa¹¹. Kontrola jakości obsługi klienta stanowi istotę oferowania wysokiego poziomu logistycznej obsługi klienta przez przedsiębiorstwa (także przedsiębiorstwa spedycyjne).

Wymagania i oczekiwania stawiane przez przedsiębiorstwa spedytorom zależą od gałęzi transportu i rodzaju wykorzystywanych środków transportu¹². Możliwe jest jednak odnalezienie wspólnego mianownika dla wszystkich wymagań, który zawiera 5 elementów:

IDEALNE CECHY SPEDYTORA

Źródło: opracowanie własne na podstawie: D. Marciniak-Neider, J. Neider, Podręcznik spedytora, Tom 2, red., PISIL, Gdynia 2011, s. 613-614, w: I. Wasielewska-Marszałkowska, Spedycja we współczesnych łańcuchach dostaw, CeDeWu, Warszawa 2014, s. 81.

Zatem, na podstawie powyższych cech, elementów można wysunąć następujące wnioski dotyczące „idealnego” spedytora widzianego „oczami” zleceniodawców. „Idealny” spedytor to taki, który:

• w jak najkrótszym czasie, po jak najniższej cenie, z dużą niezawodnością i duża elastycznością na zmiany dostarcza towary od dostawców do klientów swojego zleceniodawcy oraz zapewnia łatwy dostęp do informacji i swoich pracowników obsługujących zleceniodawcę;
• w każdym momencie i w każdym miejscu może decydować o sposobie przemieszczania ładunku, np. może zmienić środek transportu lub czas rozpoczęcia przewozu¹⁴.

Pewnie zainteresuje cię lekcja o tym, jak być dobrym handlowcem – przygotowana specjalnie dla spedytorów.

*7 Transport i spedycja w handlu zagranicznym, praca zbiorowa pod red. T. Szczepaniaka, PWE, Warszawa 2002, s. 298-299.
*8 J. Rzęśny-Cieplińska , Organizatorzy transportu w kształtowaniu ładu przestrzennego gospodarki, Wydawnictwo UG,
*9 I. Wasielewska-Marszałkowska, Spedycja we współczesnych łańcuchach dostaw, CeDeWu, Warszawa 2014, s. 81.
*10 D. Marciniak-Neider, J. Neider (red.), Podręcznik spedytora, Tom 2, PISIL, Gdynia 2011 s. 613.​
*11 Cytat z: D. Kempny, Logistyczna obsługa klienta, PWE, Warszawa 2001, s. 19 i dalsze. (czytaj szerzej)
*12 I. Wasielewska-Marszałkowska, Spedycja we współczesnych łańcuchach dostaw, CeDeWu, Warszawa 2014, s. 72-83.
*13 M. Ciesielski (red.), Logistyka w biznesie PWE, Warszawa 2006, s. 134.
*14 Podręcznik Spedytora, red. D. Marciniak-Neider, J. Neider, PISIL, Gdynia 2011 s. 613.

Niewątpliwie istotnym jest fakt, iż spedytor dla efektywnej (i właściwej) obsługi klienta korzysta z nowoczesnych narzędzi i technologii informatycznych. Mogą to być technologie wspierające zarządzanie relacjami z klientami, jak CRM (Customer Relationship Management), a także elektroniczne giełdy transportowe – dedykowane do nawiązywania relacji partnerskich, wyszukiwania ofert o wolnych przestrzeniach ładunkowych czy ładunkach, wspierające spedytorów w realizacji procesów spedycyjnych.

Ponadto sprawna organizacja i realizacja procesu spedycyjnego (krajowego czy międzynarodowego) wymaga od spedytora wiedzy w zakresie regulacji prawnych (aktów prawnych obligatoryjnych i fakultatywnych (rys. 2.2. obrazuje przykładowe akty prawne stosowane w spedycji)). Przykładowo dotyczyć to może restrykcji prawnych związanych z wymaganą dokumentacją do realizacji konkretnego procesu spedycyjnego. Spedytor wówczas wykazuje się nie tylko należytą starannością w świadczonych usługach, a priorytetowo podejmuje działania w myśl przepisów prawnych, zatem zgodnie z literą prawa¹⁵.

PRZYKŁADOWE AKTY PRAWNE OBLIGATORYJNE I FAKULTATYWNE 

Źródło: opracowanie własne.

PODSUMOWANIE
 

W literaturze przedmiotu spedytora bardzo często nazwa się architektem transportu. Podobnie jak architekt, uznając uwarunkowania i wymogi terenu i otoczenia oraz życzenia klientów, dokonuje rozpoznania, by znaleźć rozwiązanie najkorzystniejsze, tak i spedytor, mając informacje o towarze i wymaganiach zleceniodawcy, przeprowadza badania, na podstawie których organizuje transport dla danych warunków optymalny¹⁶. Stąd też w miarę wzrostu konkurencji, także poszukiwania obszarów do redukcji kosztów i globalizacji działalności przedsiębiorstw, rola spedytorów w procesie wsparcia logistycznego wzrosła i ukierunkowała się na oferowanie kompleksowych rozwiązań i usług w globalnych łańcuchach dostaw¹⁷.

*15 Czytaj szerzej w: I. Wasielewska-Marszałkowska, Prawno-gospodarcze funkcje dokumentów przewozowych w procesie transportowym, Roczniki Naukowe WSB w Toruniu, s. 403-416.
*16 Spedytora często nazywa się również powiernikiem, pomocnikiem, adwokatem klienta (zleceniodawcy), rzecznik interesów jego ładunku w: T. Szczepaniak, Transport i spedycja w handlu zagranicznym, PWE, Warszawa 2002, s. 287-286.
*17 D. Marciniak-Neider, J. Neider (red.), Podręcznik spedytora, Tom 2, PISIL, Gdynia 2011, s. 621, czytaj szerzej w: I. Wasielewska-Marszałkowska, Directions of development of new forms of realization of logistics functions by forwarding (freight forwarders) in modern supply chains (artykuł w druku).

Literatura:

M. Chaberek, Makro– i mikroekonomiczne aspekty wsparcia logistycznego, Wyd. UG, Gdańsk 2002 M. Ciesielski (red.), Logistyka w biznesie PWE, Warszawa 2006
D. Kempny, Logistyczna obsługa klienta, PWE, Warszawa 2001
D. Marciniak-Neider, J. Neider (red.), Podręcznik spedytora, Tom 2, PISIL, Gdynia 2011
J. Rzęśny-Cieplińska, Organizatorzy transportu w kształtowaniu ładu przestrzennego gospodarki, Wyd. UG, Gdańsk 2013,
T. Szczepaniak (red.), Transport międzynarodowy, PWE, Warszawa 1996
T. Szczepaniak, (red.) Transport i spedycja w handlu zagranicznym, PWE, Warszawa 2002
I. Wasielewska-Marszałkowska, Spedycja we współczesnych łańcuchach dostaw, CeDeWu, Warszawa 2014

*3 T. Szczepaniak, Transport i spedycja w handlu zagranicznym, PWE, Warszawa 2002, s. 284